Una ricevuta, un estratto conto e un contratto possono tutti riferirsi allo stesso pagamento, ma dimostrano cose diverse. Conservare ogni documento in più posti non migliora necessariamente il registro. Può rendere più difficile trovare la versione corretta e aumentare l'esposizione non necessaria di informazioni sensibili.
L'obiettivo è fornire prove sufficienti per spiegare l'evento, archiviate in modo che possano essere mantenute.
Abbina le prove alla domanda
Un estratto conto bancario può confermare che 420 hanno lasciato un conto. Potrebbe non stabilire cosa è stato acquistato, chi sostiene il costo o se il pagamento soddisfa un contratto.
Una ricevuta può spiegare l'acquisto. Un contratto può spiegare l’obbligo. L'approvazione del rimborso può stabilire il motivo per cui un'altra parte dovrebbe rimborsarlo.
Non dedurre tutti questi fatti da una breve descrizione della banca. Quando lo scopo rimane sconosciuto, registrare accuratamente il movimento di contanti e mantenere la classificazione irrisolta fino a quando non saranno disponibili prove.
Utilizzare un sistema di riferimento coerente
Scegli un modo semplice per collegare la documentazione finanziaria con le prove a sostegno. Potrebbero essere sufficienti una data, un riferimento all'account, un identificatore del documento o una convenzione relativa alla cartella protetta.
Evita nomi di file che dipendono dalla memoria, come ultima ricevuta o finale finale. Laddove un documento venga corretto, distinguere le versioni e conservare il motivo della modifica quando è importante.
Il sistema dovrebbe consentire a un'altra persona autorizzata di trovare le prove senza ricostruire le tue abitudini di denominazione private.
Mantieni le informazioni sensibili proporzionate
Non inserire password bancarie, codici di recupero o dettagli di identità non necessari nelle note delle transazioni. Un campo che accetta testo non è automaticamente destinato ai segreti.
Prima di archiviare documenti in qualsiasi servizio, verificare se gli allegati sono supportati, quali controlli di accesso si applicano e cosa dice l'informativa sulla privacy. Non dare per scontato che Financeia offra una funzionalità di archiviazione di documenti o allegati basata solo sul suo ruolo generale di tenuta dei registri. Financeia; Financeia
Utilizzare un sistema di archiviazione sicuro e appropriato per i documenti originali e limitare la duplicazione a ciò che serve a uno scopo chiaro.
Impostare le regole di conservazione a partire dall'obbligo effettivo
I documenti fiscali, lavorativi, patrimoniali e legali possono avere requisiti di conservazione diversi a seconda della giurisdizione e delle circostanze. Non esiste un unico periodo universale che questo articolo possa tranquillamente applicare a ogni lettore.
Verificare i requisiti ufficiali pertinenti o una consulenza qualificata. Separare tale decisione legale dal compito pratico di organizzare i file.
Esaminare periodicamente le copie non necessarie e gli accessi obsoleti. L'eliminazione di una voce dell'area di lavoro potrebbe non rimuovere i documenti già scaricati o condivisi altrove.
Un buon sistema di prove è silenzioso. Ti consente di rispondere rapidamente a una domanda, supporta le correzioni quando necessario ed evita di raccogliere materiale sensibile solo perché è disponibile spazio di archiviazione.