Eine Quittung, ein Kontoauszug und ein Vertrag können sich alle auf dieselbe Zahlung beziehen, sie beweisen jedoch unterschiedliche Dinge. Das Aufbewahren jedes Dokuments an mehreren Orten führt nicht unbedingt zu einer besseren Aufzeichnung. Dies kann das Auffinden der richtigen Version erschweren und die unnötige Offenlegung vertraulicher Informationen erhöhen.
Das Ziel besteht darin, genügend Beweise zur Erklärung des Ereignisses bereitzustellen, die so gespeichert werden, dass sie beibehalten werden können.
Ordnen Sie die Beweise der Frage zu
Ein Kontoauszug kann bestätigen, dass 420 ein Konto verlassen hat. Es kann nicht festgestellt werden, was gekauft wurde, wem die Kosten gehören oder ob die Zahlung einem Vertrag entspricht.
Eine Quittung kann den Kauf erklären. Ein Vertrag kann die Verpflichtung erklären. In einer Erstattungsgenehmigung kann dargelegt werden, warum von einer anderen Partei eine Rückzahlung erwartet wird.
Schließen Sie nicht alle diese Fakten aus einer kurzen Bankbeschreibung ab. Wenn der Zweck unbekannt bleibt, erfassen Sie die Bargeldbewegung genau und lassen Sie die Klassifizierung ungelöst, bis Beweise vorliegen.
Verwenden Sie ein einheitliches Referenzsystem
Wählen Sie eine einfache Möglichkeit, die Finanzunterlagen mit den dazugehörigen Belegen zu verknüpfen. Ein Datum, eine Kontoreferenz, eine Dokumentkennung oder eine Konvention für einen sicheren Ordner können ausreichend sein.
Vermeiden Sie Dateinamen, die vom Speicher abhängen, z. B. „Latest Receipt“ oder „Final Final“. Wenn ein Dokument korrigiert wird, unterscheiden Sie Versionen und behalten Sie den Grund für die Änderung bei, wenn es darauf ankommt.
Das System sollte es einer anderen autorisierten Person ermöglichen, die Beweise zu finden, ohne Ihre privaten Namensgewohnheiten zu rekonstruieren.
Halten Sie vertrauliche Informationen in einem angemessenen Verhältnis
Platzieren Sie keine Bankpasswörter, Wiederherstellungscodes oder unnötigen Identitätsdaten in Transaktionsnotizen. Ein Feld, das Text akzeptiert, ist nicht automatisch für Geheimnisse vorgesehen.
Bevor Sie Dokumente in einem Dienst speichern, prüfen Sie, ob Anhänge unterstützt werden, welche Zugriffskontrollen gelten und was in der Datenschutzerklärung steht. Gehen Sie nicht davon aus, dass Financeia eine Dokumentenverwaltung oder Anhangsfunktion nur aufgrund seiner allgemeinen Rolle bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen anbietet. Financeia; Financeia
Nutzen Sie eine geeignete sichere Aufbewahrungslösung für Originaldokumente und beschränken Sie die Vervielfältigung auf das, was einem klaren Zweck dient.
Legen Sie Aufbewahrungsregeln für die tatsächliche Verpflichtung fest
Für Steuer-, Beschäftigungs-, Eigentums- und Rechtsunterlagen können je nach Gerichtsbarkeit und Umständen unterschiedliche Aufbewahrungspflichten gelten. Es gibt keinen allgemeingültigen Zeitraum, den dieser Artikel sicher auf jeden Leser anwenden kann.
Informieren Sie sich über die entsprechenden behördlichen Auflagen oder eine qualifizierte Beratung. Trennen Sie diese rechtliche Entscheidung von der praktischen Aufgabe der Aktenorganisation.
Überprüfen Sie regelmäßig unnötige Kopien und veraltete Zugriffe. Durch das Löschen eines Arbeitsbereichseintrags werden möglicherweise keine Dokumente entfernt, die bereits heruntergeladen oder an anderer Stelle freigegeben wurden.
Ein gutes Beweissystem ist ruhig. Damit können Sie eine Frage schnell beantworten, bei Bedarf Korrekturen unterstützen und vermeiden, dass sensibles Material nur deshalb gesammelt wird, weil Speicherplatz verfügbar ist.