Een kwitantie, bankafschrift en contract kunnen allemaal betrekking hebben op dezelfde betaling, maar ze bewijzen verschillende dingen. Als u elk document op verschillende plaatsen bewaart, wordt de administratie niet noodzakelijkerwijs beter. Het kan het moeilijker maken om de juiste versie te vinden en de onnodige openbaarmaking van gevoelige informatie vergroten.
Het doel is voldoende bewijsmateriaal om de gebeurtenis te verklaren, opgeslagen op een manier die kan worden gehandhaafd.
Koppel het bewijsmateriaal aan de vraag
Een bankafschrift kan bevestigen dat 420 een rekening heeft verlaten. Mogelijk wordt niet vastgesteld wat er is gekocht, wie de kosten draagt en of de betaling voldoet aan een contract.
Een aankoopbewijs kan de aankoop verklaren. Een contract kan de verplichting uitleggen. Uit een goedkeuring van de terugbetaling kan blijken waarom van een andere partij wordt verwacht dat zij deze terugbetaalt.
Leid al deze feiten niet af uit een korte bankbeschrijving. Wanneer het doel onbekend blijft, registreert u de geldbeweging nauwkeurig en laat u de classificatie onopgelost totdat er bewijsmateriaal beschikbaar is.
Gebruik een consistent referentiesysteem
Kies een eenvoudige manier om de financiële gegevens aan het ondersteunende bewijsmateriaal te koppelen. Een datum, rekeningreferentie, documentidentificatie of beveiligde mapconventie kan voldoende zijn.
Vermijd bestandsnamen die afhankelijk zijn van het geheugen, zoals de laatste bon of de definitieve versie. Wanneer een document wordt gecorrigeerd, maak dan onderscheid in versies en bewaar de reden voor de wijziging wanneer dit ertoe doet.
Het systeem zou een andere bevoegde persoon in staat moeten stellen het bewijsmateriaal te vinden zonder uw persoonlijke naamgevingsgewoonten te reconstrueren.
Houd gevoelige informatie proportioneel
Plaats geen bankwachtwoorden, herstelcodes of onnodige identiteitsgegevens in transactienotities. Een veld dat tekst accepteert, is niet automatisch bedoeld voor geheimen.
Voordat u documenten in een dienst opslaat, moet u controleren of bijlagen worden ondersteund, welke toegangscontroles van toepassing zijn en wat er in de privacyverklaring staat. Ga er niet van uit dat Financeia een functie voor het opslaan van documenten of bijlagen biedt, uitsluitend gebaseerd op de algemene rol van het documentbeheer. Financeia; Financeia
Gebruik een geschikte veilige opslagvoorziening voor originele documenten en beperk duplicatie tot wat een duidelijk doel dient.
Stel bewaarregels af op basis van de daadwerkelijke verplichting
Afhankelijk van het rechtsgebied en de omstandigheden kunnen voor belasting-, arbeids-, eigendoms- en juridische documenten verschillende bewaarvereisten gelden. Er is geen enkele universele periode die dit artikel veilig op elke lezer kan toepassen.
Controleer de relevante officiële vereisten of gekwalificeerd advies. Scheid die juridische beslissing van de praktische taak om de dossiers te ordenen.
Controleer regelmatig onnodige kopieën en verouderde toegang. Het verwijderen van een werkruimte-item verwijdert mogelijk niet de documenten die al elders zijn gedownload of gedeeld.
Een goed bewijssysteem is stil. Hiermee kunt u snel een vraag beantwoorden, worden correcties ondersteund wanneer dat nodig is en wordt voorkomen dat gevoelig materiaal wordt verzameld alleen maar omdat er opslagruimte beschikbaar is.