Un'importazione riporta alcune righe rifiutate, quindi carichi nuovamente l'intero file. Il secondo tentativo potrebbe risolvere le righe mancanti duplicando quelle già riuscite.
Prima di reimportare, stabilire cosa è effettivamente cambiato al primo tentativo. La ripetizione del caricamento non è un'azione neutra.
Contare i record accettati e rifiutati
Supponiamo che un file contenga 84 righe. La prima importazione accetta 80 e ne rifiuta quattro. Un passo successivo sicuro inizia con l’identificazione di questi quattro e la comprensione del motivo per cui hanno fallito.
Il caricamento successivo di tutti gli 84 potrebbe creare duplicati, a meno che il prodotto corrente non disponga di un modo verificato per riconoscere o sostituire i record importati in precedenza. Non dare per scontato che il comportamento esista.
Conserva il risultato dell'importazione e l'esatta versione del file utilizzata. Un file rinominato non rappresenta necessariamente un diverso insieme di transazioni.
Controlla i periodi sovrapposti
Gli estratti conto mensili, le esportazioni consecutive e le attività immesse manualmente possono sovrapporsi. Un'esportazione di luglio generata il 3 agosto può includere transazioni di inizio agosto che verranno visualizzate successivamente nel file di agosto.
Confronta intervalli di date e riferimenti stabili, ove disponibili. Commerciante, importo, conto e data di registrazione possono aiutare, ma nessun singolo campo è sempre sufficiente.
Due acquisti autentici possono condividere un importo e una data. Una posizione in sospeso e la relativa liquidazione finale possono differire. La revisione duplicata necessita di contesto, non solo di un semplice test di uguaglianza.
Correggere l'evento extra anziché inventare un offset
Se un pagamento di 75 appare due volte, l'aggiunta di 75 di entrate false ripristinerebbe il totale in contanti lasciando sia le entrate che le spese sovrastimate.
Utilizzare il processo di correzione o inversione appropriato per rimuovere l’effetto economico duplicato. Conservare una breve spiegazione, soprattutto quando la modifica riguarda un periodo precedente o un'esportazione condivisa.
Non eliminare un intero batch senza verificare se contiene record autentici che non sono duplicati altrove.
Riconciliarsi dopo la riparazione
Per un conto semplice con liquidità di apertura di 2.000, afflussi di 3.000 e deflussi di 2.400, il saldo di chiusura previsto è 2.600.
Confronta il risultato con la dichiarazione, quindi esamina le classificazioni importanti e le coppie di trasferimento. Un equilibrio è necessario, ma non dimostra che la proprietà e le categorie di spesa siano corrette.
È necessario consultare le attuali linee guida del giornale di Financeia per il flusso di lavoro di importazione e correzione supportato. Le descrizioni pubbliche da sole non stabiliscono la deduplicazione automatica, il rollback batch o un particolare comportamento di audit trail. Financeia
Il miglior processo di reimportazione lascia una chiara traccia di cosa è stato accettato, cosa è stato corretto e perché. Ciò impedisce che un caricamento fallito diventi un’incertezza permanente nella storia finanziaria.