Un caricamento riuscito non equivale a una cronologia finanziaria accurata. È possibile accettare un file contenente periodi duplicati, valute incoerenti o saldi di apertura che includono già le transazioni da importare.
Preparare un campione piccolo e spiegabile prima di tentare una migrazione di grandi dimensioni.
Conserva una copia originale intatta
Conserva le dichiarazioni o le esportazioni originali in un luogo sicuro. Lavora su una copia di preparazione separata in modo da poter tornare alle prove se una trasformazione introduce un errore.
Registra quale account, valuta e intervallo di date copre ciascun file. Una cartella piena di esportazioni con nomi simili è difficile da riconciliare una volta che i periodi iniziano a sovrapporsi.
Utilizza il modello di importazione corrente e le istruzioni per il prodotto reale. Il giornale pubblico di Financeia fornisce risorse di importazione, ma il formato supportato e i campi obbligatori dovrebbero essere controllati nella versione corrente anziché presupposti. Financeia
Impostare prima il confine di apertura
Se il saldo di apertura viene misurato al 30 giugno, l'attività importata dovrebbe normalmente iniziare dopo tale limite in base al metodo di configurazione scelto. Includendo le transazioni di giugno già riflesse nel saldo di apertura è possibile conteggiarle due volte.
Definire se includere le voci in sospeso e come rappresentare le passività della carta, i prestiti e i trasferimenti. Queste sono decisioni strutturali, non problemi da rimandare a dopo il caricamento del file.
Una data di inizio pulita rende molto più semplice la riconciliazione successiva.
Normalizzare senza distruggere il significato
Controlla date, segni decimali, segni, nomi di conti e codici valuta. Conserva le descrizioni e i riferimenti originali laddove il formato supportato lo consente.
Non convertire ogni transazione nella valuta di reporting prima dell'importazione, a meno che l'attuale flusso di lavoro documentato non richieda specificamente tale trattamento e preservi i fatti originali. Gli importi originali sono essenziali per la riconciliazione.
Separare redditi, consumi, trasferimenti e movimenti dei proprietari sulla base di prove. Un addebito bancario non è automaticamente una spesa.
Prova un breve periodo
Scegli un campione contenente acquisti ordinari, un trasferimento, un rimborso e qualsiasi altro tipo di evento importante. Calcola il saldo finale previsto in modo indipendente.
Dopo l'importazione, confronta i conteggi, gli importi, i saldi dei conti e le classificazioni dei record. Verifica in che modo il prodotto gestisce le righe rifiutate, le modifiche e le reimportazioni. Non dare per scontato che esista la prevenzione o il rollback automatico dei duplicati.
Espandilo solo quando il campione può essere spiegato dall'inizio alla fine. Se è necessaria una correzione, documentarla prima di caricare ulteriore cronologia.
Riconciliare la migrazione completata
Una migrazione completata dovrebbe avere un inventario dei file di origine, un limite di data chiaro, un elenco di eccezioni e controlli a livello di account. Registra onestamente eventuali periodi mancanti o stime.
L’obiettivo non è importare il maggior volume possibile. Si tratta di creare una storia che supporti decisioni affidabili senza richiedere di ricostruire la migrazione ogni volta che un equilibrio sembra sbagliato.