Un sistema di categorie spesso appare eccellente il giorno in cui viene creato. Poi lo scontrino del supermercato include cibo, prodotti per la pulizia e un biglietto d’auguri e il sistema inizia a richiedere decisioni che nessuno ha il tempo di prendere.
Le migliori categorie non sono le più elaborate. Sono loro che rispondono alle domande utili in modo coerente, anche durante una settimana impegnativa.
Inizia con le decisioni che devi prendere
Chiedi cosa cambieresti dopo aver esaminato il rapporto. Alloggi, cibo, trasporti, sanità, istruzione e acquisti discrezionali possono rivelare modelli significativi. Venti piccole variazioni di ristorazione possono aggiungere lavoro senza migliorare una decisione.
Separa gli impegni essenziali dai costi che puoi adeguare, ma non confondere una categoria con un giudizio morale. Una bolletta dei trasporti più alta può riflettere un nuovo lavoro piuttosto che una spesa imprudente.
Gli strumenti di spesa del CFPB si concentrano sulla comprensione della destinazione del denaro e sull'utilizzo di tali informazioni per effettuare delle scelte. Le categorie dovrebbero servire a questo scopo e non diventare fine a se stesse. Consumer Financial Protection Bureau
Mantieni separate le diverse dimensioni
Cosa è stato acquistato, chi sostiene i costi, come è stato pagato e quanto spesso si verifica sono domande diverse. Un acquisto aziendale pagato con una carta personale non viene reso personale semplicemente dalla modalità di pagamento.
Allo stesso modo, un pagamento assicurativo annuale rientra nel suo scopo sottostante anche se la sua tempistica è irregolare. Un trasferimento al risparmio non è una categoria di spesa semplicemente perché avviene ogni mese.
Utilizzare i campi record disponibili e una convenzione scritta chiara anziché forzare ogni distinzione in un nome di categoria lungo. Verifica i campi del prodotto corrente prima di progettare un flusso di lavoro attorno ad essi.
Decidere come gestire le ricevute miste
Per un piccolo acquisto misto in un supermercato, una regola coerente relativa allo scopo primario può essere sufficiente per l’analisi della famiglia. Un elemento significativo con uno scopo diverso potrebbe meritare una suddivisione.
Imposta la regola in anticipo. Ad esempio, separare un bene materiale legato al lavoro quando le prove lo supportano, ma non richiedere che ogni bene domestico di scarso valore sia classificato individualmente.
Il punto importante è la coerenza. Un report non può spiegare in modo affidabile una tendenza quando lo stesso acquisto si sposta tra le categorie a seconda di chi lo ha inserito o di quanto tempo ha a disposizione.
Lasciare spazio alla revisione senza creare una discarica
Una categoria irrisolta può essere utile mentre mancano le prove. Diventa dannoso quando si accumula indefinitamente. Esamina regolarmente tali registri e distingui gli articoli veramente sconosciuti dagli acquisti che semplicemente non si adattano alla tua struttura attuale.
Quando si modificano le categorie, decidere se riformulare i periodi precedenti o documentare un'interruzione nella comparabilità. Un improvviso calo in una categoria può riflettere un gruppo rinominato piuttosto che un reale cambiamento comportamentale.
Tieni una breve guida alle categorie con esempi ed eccezioni. Un altro membro della famiglia dovrebbe poterlo applicare senza una riunione. Se la guida continua a crescere, semplifica le categorie prima di aggiungere un altro livello di dettaglio.