Een categoriesysteem ziet er vaak uitstekend uit op de dag dat het wordt gemaakt. Dan bevat een kassabon van de supermarkt eten, schoonmaakmiddelen en een verjaardagskaart, en het systeem begint beslissingen te eisen waar niemand tijd voor heeft.
De beste categorieën zijn niet de meest uitgebreide. Zij zijn degenen die nuttige vragen consistent beantwoorden, zelfs tijdens een gewone drukke week.
Begin met de beslissingen die u moet nemen
Vraag wat u zou veranderen nadat u het rapport heeft bekeken. Huisvesting, voedsel, transport, gezondheidszorg, onderwijs en discretionaire aankopen kunnen betekenisvolle patronen aan het licht brengen. Twintig kleine variaties op het gebied van dineren kunnen werk toevoegen zonder een beslissing te verbeteren.
Scheid essentiële verplichtingen van kosten die u kunt aanpassen, maar verwar een categorie niet met een moreel oordeel. Een hogere transportrekening kan eerder een gevolg zijn van een nieuwe baan dan van onzorgvuldige uitgaven.
De bestedingsinstrumenten van het CFPB zijn gericht op het begrijpen waar geld naartoe gaat en het gebruiken van die informatie om keuzes te maken. Categorieën moeten dat doel dienen en mogen geen doel op zichzelf worden. Consumer Financial Protection Bureau
Houd verschillende afmetingen gescheiden
Wat er is gekocht, wie de kosten heeft, hoe het is betaald en hoe vaak het voorkomt, zijn verschillende vragen. Een zakelijke aankoop die met een persoonlijke kaart wordt betaald, wordt niet alleen door de betaalmethode persoonlijk gemaakt.
Op dezelfde manier behoort een jaarlijkse verzekeringsuitkering tot het onderliggende doel, ook al is de timing ervan onregelmatig. Een overstap naar spaargeld is geen bestedingscategorie omdat het maandelijks gebeurt.
Gebruik de beschikbare recordvelden en een duidelijke schriftelijke conventie in plaats van elk onderscheid in een lange categorienaam te forceren. Verifieer de velden van het huidige product voordat u er een workflow omheen ontwerpt.
Bepaal hoe u met gemengde ontvangsten omgaat
Voor een kleine, gemengde supermarktaankoop kan een consistente regel voor het primaire doel voldoende zijn voor analyse van het huishouden. Een belangrijk item met een ander doel kan een splitsing verdienen.
Stel de regel van tevoren in. Scheid bijvoorbeeld een materieel werkgerelateerd item als het bewijsmateriaal dit ondersteunt, maar eis niet dat elk huishoudelijk item met een lage waarde afzonderlijk wordt geclassificeerd.
Het belangrijke punt is consistentie. Een rapport kan een trend niet op betrouwbare wijze verklaren wanneer dezelfde aankoop tussen categorieën beweegt, afhankelijk van wie eraan heeft deelgenomen of hoeveel tijd ze hadden.
Laat ruimte voor evaluatie zonder dat er een stortplaats ontstaat
Een onopgeloste categorie kan nuttig zijn als er bewijs ontbreekt. Het wordt schadelijk als het zich voor onbepaalde tijd ophoopt. Controleer deze gegevens regelmatig en onderscheid werkelijk onbekende items van aankopen die gewoon niet in uw huidige structuur passen.
Wanneer u van categorie verandert, beslis dan of u eerdere perioden opnieuw wilt weergeven of een breuk in de vergelijkbaarheid wilt documenteren. Een plotselinge daling in één categorie kan een weerspiegeling zijn van een groep die een nieuwe naam heeft gekregen, in plaats van een echte gedragsverandering.
Houd een korte categoriegids bij met voorbeelden en uitzonderingen. Een ander lid van het huishouden moet het zonder overleg kunnen toepassen. Als de gids blijft groeien, vereenvoudig dan de categorieën voordat u een nieuwe laag met details toevoegt.