Eine Person erfasst eine Quittung. Ein anderer importiert den Kontoauszug. Die gleiche Haushaltsrechnung erscheint jetzt zweimal, obwohl beide Personen versucht haben, die Aufzeichnungen korrekt zu halten.
Für die gemeinsame Nachverfolgung sind eine einfache Eigentumsregel für die Dateneingabe sowie eine Regel zur Kostenaufteilung erforderlich.
Unterscheiden Sie Beweise von Ereignissen
Ein Beleg über 126,40 und eine gebuchte Bankabbuchung über 126,40 können zwei Belege für einen Kauf sein. Sie stellen nicht automatisch 252,80 der Ausgaben dar.
Vergleichen Sie den Händler, das Datum, das Konto, die Referenz und den Kontext, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Bei zwei identischen Beträgen kann es sich auch um echte Einzelkäufe handeln, beispielsweise zwei Abonnements zum Preis von jeweils 25.
Eine Übereinstimmung des Betrags ist ein Hinweis und kein Beweis für eine Duplizierung.
Wählen Sie den primären Aufnahmepfad
Entscheiden Sie, ob der Haushalt Einkäufe normalerweise manuell erfasst und später abgleicht oder ob er abgeschlossene Abrechnungen importiert und anschließend unterstützende Details hinzufügt.
Jeder Ansatz kann funktionieren. Das Problem besteht darin, dass beide unabhängig abgeschlossene Ausgaben erstellen können, ohne dass ein Abgleichprozess erforderlich ist.
Weisen Sie die Verantwortung für jedes Konto oder jeden Überprüfungszeitraum zu. Eine kurze Tagung ist nützlicher, als von jedem Mitglied zu erwarten, dass es sich daran erinnert, wer welchen Gesetzentwurf letzte Woche eingereicht hat.
Verhindern Sie, dass Erstattungen zu Mehrausgaben werden
Angenommen, eine Person zahlt eine gemeinsame Rechnung in Höhe von 80 und eine andere zahlt 40 im Rahmen der Haushaltsvereinbarung zurück. Der Haushalt verbrauchte 80, nicht 120.
Innerhalb der gemeinsamen Grenze erklärt 40, wie die Kosten aufgeteilt wurden. Es handelt sich nicht um einen weiteren Kauf. In separaten persönlichen Ansichten kann der eventuelle Anteil jeder Person weiterhin dargestellt werden, ohne dass weitere Haushaltsausgaben hinzukommen.
Bewahren Sie die Originalrechnung und die Abrechnung auf. Eine als Einkommen erfasste Erstattung kann das Ergebnis ebenso leicht verzerren wie eine als Ausgabe erfasste Rückzahlung die Kosten in die Höhe treiben kann.
Überprüfen Sie Duplikate, bevor Sie sie löschen
Wenn ein Duplikat bestätigt wird, korrigieren Sie den zusätzlichen Datensatz über den entsprechenden aktuellen Workflow und bewahren Sie eine kurze Erläuterung auf. Fügen Sie keine erfundenen Einnahmen hinzu, um die doppelten Ausgaben auszugleichen.
Wenn sich ein importierter Stapel mit einem früheren überschneidet, identifizieren Sie den betroffenen Datumsbereich und die Quelldateien. Vermeiden Sie es, einen ganzen Stapel zu löschen, ohne zu prüfen, ob er auch echte neue Datensätze enthält.
Die öffentlichen Familienbeschreibungen von Financeia unterstützen die benannte Zusammenarbeit, sie allein beweisen jedoch nicht, dass eine bestimmte Funktion zur automatischen Duplikaterkennung vorhanden ist. Testen Sie das Live-Import- und Bearbeitungsverhalten, bevor Sie sich auf die Automatisierung verlassen. Financeia
Durch einen zuverlässigen Haushaltsprozess wird jede echte Rechnung einmal erfasst, jeder Beitrag nachvollziehbar und jede Korrektur nachvollziehbar. Das Ziel besteht in weniger administrativen Reibungen und nicht in einem Wettbewerb darüber, wer die meisten Transaktionen getätigt hat.