世帯員 2 人が同じ請求書を 2 回記録するのを阻止する

証拠と出来事を区別する

126.40 の領収書と、ポストされた 126.40 の銀行引き落としは、1 回の購入について 2 つの証拠となる場合があります。これらは、支出額の 252.80 を自動的に表すものではありません。

決定する前に、販売者、日付、アカウント、参照先、コンテキストを照合してください。 2 つの同一金額を、それぞれ 25 のトラベル パス 2 枚など、本物の個別購入として購入することもできます。

金額の一致は手がかりであり、重複の証拠ではありません。

プライマリ記録パスを選択します

世帯が通常、購入を手動で記録して後で調整するか、完了した明細をインポートして後から補足詳細を追加するかを決定します。

どちらのアプローチでも機能します。問題は、両方が照合プロセスなしで独立した完成済み経費を作成できることです。

各アカウントまたはレビュー期間に責任を割り当てます。先週誰がどの議案を入力したかをすべてのメンバーが覚えていることを期待するよりも、短い大会の方が有益です。

払い戻しが余分な出費にならないようにする

世帯合意に基づいて、1 人が共有請求額 80 を支払い、もう 1 人が 40 を返済するとします。世帯では 120 ではなく 80 を消費しました。

共有境界内で、40 はコストがどのように分割されたかを説明します。別の購入ではありません。個別の個人的な見解では、新たな家計支出を追加することなく、各人の最終的な取り分を表すことができます。

元の請求書と決済を関連付けたままにしておきます。収入として記録される返済は、支出として記録される返済が費用を膨らませるのと同じくらい簡単に収益を歪める可能性があります。

削除する前に重複を確認する

重複が確認された場合は、適切な現在のワークフローを通じて余分なレコードを修正し、簡単な説明を保持します。重複した支出を相殺するために、発明による収入を追加しないでください。

インポートされたバッチが以前のバッチと重複する場合は、影響を受ける日付範囲とソース ファイルを特定します。本物の新しいレコードが含まれているかどうかを確認せずにバッチ全体を削除することは避けてください。

Financeia の公開ファミリーの説明は名前付きコラボレーションをサポートしていますが、それ自体では特定の自動重複検出機能を証明するものではありません。自動化に頼る前に、ライブインポートと編集動作をテストしてください。 Financeia

信頼できる世帯プロセスにより、各実際の請求書が一度記録され、各寄付が理解可能になり、各修正が追跡可能になります。目的は、誰が最も多くのトランザクションを入力したかをめぐる争いではなく、管理上の摩擦を軽減することです。