امپورٹڈ بیلنس پر بھروسہ کرنے سے پہلے تاریخوں اور اعشاریہ کے نشانات کو چیک کریں۔

دستاویزی ان پٹ فارمیٹ پر عمل کریں۔

موجودہ ٹیمپلیٹ کی مطلوبہ تاریخ، نمبر اور کرنسی کنونشنز کو چیک کریں۔ یہ مت سمجھیں کہ انٹرفیس میں دکھائی جانے والی زبان خود بخود اس بات کا تعین کرتی ہے کہ درآمد شدہ فائل کو کس طرح پارس کیا جاتا ہے۔

Financeia کا عوامی جریدہ درآمدی وسائل فراہم کرتا ہے۔ میموری سے پرانی اسپریڈشیٹ کو ڈھالنے کے بجائے موجودہ گائیڈ اور مثال کا استعمال کریں۔ Financeia

جہاں کوئی فارمیٹ مبہم ہے، اسے اپ لوڈ کرنے سے پہلے حل کریں۔ ایک فائل جو آپ کی اسپریڈشیٹ ایپلیکیشن میں درست نظر آتی ہے وہ بنیادی اقدار یا متن پر مشتمل ہو سکتی ہے جس کی کوئی دوسرا سسٹم مختلف طریقے سے تشریح کرتا ہے۔

ایک سادہ حساب کے ساتھ علامات کی جانچ کریں۔

فرض کریں کہ ایک اکاؤنٹ 500 پر کھلتا ہے، 1,000 وصول کرتا ہے اور 300 ادا کرتا ہے۔ متوقع اختتامی بیلنس 1,200 ہے۔

اگر کوئی درآمد 300 ادائیگی کو مثبت سمجھتا ہے، تو نتیجہ 1,800 بن جاتا ہے۔ یہ سادہ ٹیسٹ ایک بڑے اکاؤنٹ میں سیکڑوں قطاروں کا جائزہ لینے سے زیادہ واضح طور پر نشانی کے مسئلے کو ظاہر کرتا ہے۔

چیک کریں کہ آیا ٹیمپلیٹ دستخط شدہ رقم، علیحدہ آمد اور اخراج کے شعبوں یا کسی اور کنونشن کی توقع رکھتا ہے۔ اندازہ لگانے کے بجائے اصل ہدایات کا استعمال کریں۔

کرنسی کے کردار کو الگ رکھیں

EUR 100 کی مرچنٹ کی خریداری USD 112 کے طور پر الگ سے شناخت شدہ USD 2 فیس کے ساتھ طے ہوسکتی ہے۔ رسید کی رقم، تصفیہ کی رقم اور رپورٹنگ کی تبدیلی کو ایک غیر تعاون یافتہ اعداد و شمار میں نہیں سمٹنا چاہیے۔

صحیح رقم اور اکاؤنٹ میں صحیح کرنسی تفویض کریں۔ کرنسی کے بغیر 100 کی عددی قدر کثیر کرنسی کے ریکارڈ میں نامکمل ثبوت ہے۔

یہ نہ سمجھیں کہ صرف کرنسی کی علامت غیر مبہم ہے۔ کئی کرنسیاں ایک جیسی علامتیں استعمال کرتی ہیں، اس لیے تعاون یافتہ کرنسی شناخت کنندہ اہمیت رکھتا ہے۔

جان بوجھ کر کنارے کے معاملات کا معائنہ کریں۔

ٹیسٹ کے نمونے میں مہینے کے بارہویں دن کے بعد کی تاریخ، ایک اعشاریہ رقم، ہزار الگ کرنے والے کے ساتھ ایک بڑی رقم، رقم کی واپسی اور منتقلی شامل کریں۔ یہ معاملات ایسی غلطیوں کو بے نقاب کرتے ہیں جو گول نمبروں اور غیر مبہم تاریخوں کی فائل چھپ سکتی ہیں۔

درآمد شدہ تاریخوں اور رقم کو بصری طور پر اور اختتامی بیلنس کے ذریعے چیک کریں۔ دو غلطیاں کبھی کبھار آفسیٹ ہو سکتی ہیں، کل درست کو چھوڑ کر انفرادی ریکارڈز غلط رہتے ہیں۔

تیاری کے قواعد اور سورس فائلوں کو برقرار رکھیں۔ اگر بعد میں کوئی درآمد ناکام ہو جاتی ہے، تو آپ کو صفر سے تفتیش شروع کرنے کے بجائے اس بات کی نشاندہی کرنے کے قابل ہونا چاہیے کہ کیا بدلا ہے۔

قابل اعتماد درآمد وہ ہے جس کی تشریح معلوم ہو۔ غلطی کے پیغام کی عدم موجودگی یہ ثابت نہیں کرتی ہے کہ تاریخوں، نشانیوں اور کرنسیوں کو صحیح طریقے سے سمجھا گیا تھا۔