การถอนเงินจากตู้ ATM จะบอกคุณว่ามีเงินออกจากบัญชีธนาคาร มันไม่ได้บอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้นกับเงินสดในภายหลัง การรักษาการถอนเงินเนื่องจากการใช้จ่ายทำให้ไม่สามารถวิเคราะห์การซื้อด้วยเงินสดได้โดยไม่ต้องนับสองครั้ง
วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือถือว่าเงินสดเสมือนเป็นบัญชีอื่นภายในขอบเขตทางการเงินของคุณ กระเป๋าเงินเป็นสถานที่สำหรับเงิน ไม่ใช่หมวดการใช้จ่าย
ติดตามเงินสดเข้าและออกจากกระเป๋าเงิน
ลองนึกภาพเริ่มต้นด้วยเงินสด 40 และถอนออก 200 จากนั้นคุณใช้จ่าย 65 ซื้อของชำ 18 ค่าขนส่ง และ 22 ค่าอาหารกลางวัน หลังจากนั้น คุณฝากเงิน 50 กลับเข้าธนาคาร
ยอดคงเหลือในกระเป๋าสตางค์ที่คาดหวังคือ 85 การใช้จ่ายจริงคือ 105 การถอน 200 และการฝาก 50 เป็นการโอนระหว่างสถานที่เงินสดของคุณเอง
หากคุณจัดประเภทการถอนเป็นค่าใช้จ่ายและบันทึกการซื้อด้วย การใช้จ่ายจะกลายเป็น 305 แม้ว่าจะมีการใช้ไปเพียง 105 เท่านั้น หากคุณบันทึกเฉพาะการถอน คุณจะสูญเสียหมวดหมู่และระยะเวลาในการซื้อ
ค่าธรรมเนียมเอทีเอ็มแยกต่างหาก
สมมติว่าเดบิตของธนาคารคือ 203 และเครื่องให้คุณ 200 โดยมีหลักฐานว่า 3 ที่เหลือเป็นค่าธรรมเนียม ให้บันทึกการโอนเงิน 200 เป็นเงินสดและค่าใช้จ่าย 3
สำหรับการถอนเงินในสกุลเงินต่างประเทศ ให้คงจำนวนเงินสดในประเทศที่ได้รับ เดบิตจริงในบัญชีเงินทุน และค่าธรรมเนียมที่ระบุแยกต่างหาก อย่าแทนที่จำนวนเงินเหล่านั้นด้วยอัตราแลกเปลี่ยนที่น่าสนใจที่พบในที่อื่น
ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งยอดรวมกันมีข้อมูลมากกว่าอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว
ใช้ระดับรายละเอียดที่คุณสามารถรักษาได้
ระบบเงินสดล้มเหลวเมื่อต้องใช้ความพยายามมากกว่าที่ครัวเรือนจะสามารถรองรับได้ เก็บหมวดหมู่ที่เป็นประโยชน์ชุดเล็กๆ ไว้และนิสัยที่เป็นประโยชน์สำหรับใบเสร็จรับเงินหรือบันทึกย่อ
ยอดรวมรายวันอาจเพียงพอสำหรับหมวดหมู่ที่เกิดซ้ำที่มีมูลค่าต่ำ เมื่อหลักฐานพื้นฐานเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณ การซื้อที่มีมูลค่าสูงกว่า รายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ และค่าใช้จ่ายร่วมกันสมควรได้รับบันทึกที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
เครื่องมือการใช้จ่ายของ CFPB ช่วยให้เข้าใจว่าเงินไปไหน ระดับรายละเอียดที่เป็นประโยชน์คือระดับที่สนับสนุนการตัดสินใจและสามารถรักษาไว้ได้อย่างสม่ำเสมอ Consumer Financial Protection Bureau
นับเงินสดเป็นครั้งคราว
ในตัวอย่าง เรคคอร์ดทำนาย 85 หากกระเป๋าเงินมี 80 จะมีความแตกต่างเป็น 5 ตรวจสอบการซื้อที่ละเว้น จำนวนการเปิดบัญชีที่ผิดพลาด เงินสดที่มอบให้ผู้อื่น หรือรายการผิดพลาด
อย่าซ่อนความแตกต่างภายในร้านขายของชำโดยอัตโนมัติ บันทึกความคลาดเคลื่อนที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างตรงไปตรงมาจนกว่าคุณจะอธิบายได้ ปริมาณเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่สามารถอธิบายได้สามารถจัดการได้เป็นสัดส่วน แต่ความแตกต่างที่เกิดขึ้นซ้ำๆ มักจะส่งสัญญาณว่ากิจวัตรจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุง
เงินสดที่มอบให้สมาชิกในครัวเรือนจำเป็นต้องได้รับการตัดสินใจเกี่ยวกับขอบเขตการรายงานด้วย ภายในบันทึกครัวเรือนที่ใช้ร่วมกัน อาจเป็นการเคลื่อนไหวภายในจนกว่าบุคคลนั้นจะใช้จ่าย การให้ของขวัญแก่ครัวเรือนที่แยกจากกันนั้นเป็นอีกงานหนึ่ง ความสม่ำเสมอมีความสำคัญมากกว่าชื่อบนซองจดหมาย