Ang isang resibo, bank statement at kontrata ay maaaring lahat ay nauugnay sa parehong pagbabayad, ngunit ang mga ito ay nagpapatunay ng magkakaibang bagay. Ang pag-iingat ng bawat dokumento sa ilang mga lugar ay hindi kinakailangang gawing mas mahusay ang talaan. Maaari nitong gawing mas mahirap mahanap ang tamang bersyon at mapataas ang hindi kinakailangang pagkakalantad ng sensitibong impormasyon.
Ang layunin ay sapat na katibayan upang ipaliwanag ang kaganapan, na nakaimbak sa isang paraan na maaaring mapanatili.
Itugma ang ebidensya sa tanong
Maaaring kumpirmahin ng isang bank statement na ang 420 ay umalis sa isang account. Maaaring hindi nito itatag kung ano ang binili, kung sino ang nagmamay-ari ng gastos o kung ang pagbabayad ay nakakatugon sa isang kontrata.
Maaaring ipaliwanag ng isang resibo ang pagbili. Maaaring ipaliwanag ng isang kontrata ang obligasyon. Ang pag-apruba ng reimbursement ay maaaring magtatag kung bakit inaasahang babayaran ito ng ibang partido.
Huwag ipahiwatig ang lahat ng mga katotohanang iyon mula sa isang maikling paglalarawan ng bangko. Kapag nananatiling hindi alam ang layunin, itala nang tumpak ang paggalaw ng pera at panatilihing hindi nalutas ang klasipikasyon hanggang sa magkaroon ng ebidensya.
Gumamit ng pare-parehong sistema ng sanggunian
Pumili ng isang simpleng paraan upang ikonekta ang rekord ng pananalapi sa mga sumusuportang ebidensya nito. Maaaring sapat na ang petsa, reference ng account, identifier ng dokumento o secure na folder convention.
Iwasan ang mga filename na nakadepende sa memorya, gaya ng pinakabagong resibo o final final. Kung ang isang dokumento ay naitama, tukuyin ang pagkakaiba ng mga bersyon at panatilihin ang dahilan ng pagbabago kapag ito ay mahalaga.
Dapat pahintulutan ng system ang isa pang awtorisadong tao na mahanap ang ebidensya nang hindi binago ang iyong pribadong mga gawi sa pagbibigay ng pangalan.
Panatilihing proporsyonal ang sensitibong impormasyon
Huwag maglagay ng mga password sa bangko, mga code sa pagbawi o hindi kinakailangang mga detalye ng pagkakakilanlan sa mga tala ng transaksyon. Ang field na tumatanggap ng text ay hindi awtomatikong inilaan para sa mga lihim.
Bago mag-imbak ng mga dokumento sa anumang serbisyo, i-verify kung sinusuportahan ang mga attachment, anong mga kontrol sa pag-access ang nalalapat at kung ano ang sinasabi ng notice sa privacy. Huwag ipagpalagay na ang Financeia ay nag-aalok ng isang document-vault o feature na attachment batay lamang sa pangkalahatang tungkulin ng pag-record nito. Financeia; Financeia
Gumamit ng naaangkop na secure na storage arrangement para sa orihinal na mga dokumento at limitahan ang pagdoble sa kung ano ang nagsisilbing isang malinaw na layunin.
Magtakda ng mga panuntunan sa pagpapanatili mula sa aktwal na obligasyon
Ang mga rekord ng buwis, trabaho, ari-arian at legal ay maaaring may iba't ibang mga kinakailangan sa pagpapanatili depende sa hurisdiksyon at mga pangyayari. Walang iisang unibersal na panahon na ligtas na mailalapat ang artikulong ito sa bawat mambabasa.
Suriin ang mga kaugnay na opisyal na kinakailangan o kwalipikadong payo. Ihiwalay ang legal na desisyon na iyon mula sa praktikal na gawain ng pag-aayos ng mga file.
Pana-panahong suriin ang mga hindi kinakailangang kopya at hindi napapanahong pag-access. Ang pagtanggal ng entry sa workspace ay hindi maaaring mag-alis ng mga dokumentong na-download na o ibinahagi sa ibang lugar.
Ang isang mahusay na sistema ng ebidensya ay tahimik. Hinahayaan ka nitong sagutin nang mabilis ang isang tanong, sinusuportahan ang mga pagwawasto kapag kinakailangan at iniiwasan ang pagkolekta ng sensitibong materyal dahil lang available ang storage.