Biên lai, bảng sao kê ngân hàng và hợp đồng đều có thể liên quan đến cùng một khoản thanh toán, nhưng chúng chứng minh những điều khác nhau. Giữ mọi tài liệu ở nhiều nơi không nhất thiết làm cho hồ sơ tốt hơn. Nó có thể làm cho phiên bản chính xác khó tìm hơn và tăng khả năng hiển thị thông tin nhạy cảm không cần thiết.
Mục tiêu là có đủ bằng chứng để giải thích sự kiện, được lưu trữ theo cách có thể duy trì được.
Nối bằng chứng với câu hỏi
Bảng sao kê ngân hàng có thể xác nhận rằng 420 đã rời khỏi tài khoản. Nó có thể không xác định được những gì đã được mua, ai sở hữu chi phí hoặc liệu khoản thanh toán có đáp ứng được hợp đồng hay không.
Biên lai có thể giải thích việc mua hàng. Một hợp đồng có thể giải thích nghĩa vụ. Phê duyệt hoàn trả có thể xác định lý do tại sao một bên khác dự kiến sẽ hoàn trả khoản đó.
Đừng suy luận tất cả những sự thật đó từ một mô tả ngắn gọn về ngân hàng. Khi vẫn chưa xác định được mục đích, hãy ghi lại chuyển động tiền mặt một cách chính xác và giữ nguyên việc phân loại cho đến khi có bằng chứng.
Sử dụng hệ thống tham chiếu nhất quán
Chọn một cách đơn giản để kết nối hồ sơ tài chính với bằng chứng hỗ trợ của nó. Ngày, tham chiếu tài khoản, số nhận dạng tài liệu hoặc quy ước thư mục bảo mật có thể là đủ.
Tránh các tên tệp phụ thuộc vào bộ nhớ, chẳng hạn như biên nhận mới nhất hoặc cuối cùng. Trường hợp tài liệu được sửa chữa, phân biệt các phiên bản và giữ lại lý do thay đổi khi có vấn đề.
Hệ thống sẽ cho phép người có thẩm quyền khác tìm thấy bằng chứng mà không cần phải xây dựng lại thói quen đặt tên riêng tư của bạn.
Giữ thông tin nhạy cảm ở mức cân xứng
Không đặt mật khẩu ngân hàng, mã khôi phục hoặc các chi tiết nhận dạng không cần thiết trong ghi chú giao dịch. Trường chấp nhận văn bản không tự động dành cho trường bí mật.
Trước khi lưu trữ tài liệu trong bất kỳ dịch vụ nào, hãy xác minh xem tệp đính kèm có được hỗ trợ hay không, biện pháp kiểm soát quyền truy cập nào được áp dụng và nội dung của thông báo quyền riêng tư. Đừng cho rằng Financeia cung cấp tính năng kho tài liệu hoặc tệp đính kèm chỉ dựa trên vai trò lưu trữ hồ sơ chung của nó. Financeia; Financeia
Sử dụng cách sắp xếp lưu trữ an toàn thích hợp cho các tài liệu gốc và hạn chế sao chép vào những mục đích rõ ràng.
Đặt quy tắc lưu giữ từ nghĩa vụ thực tế
Hồ sơ thuế, việc làm, tài sản và pháp lý có thể có các yêu cầu lưu giữ khác nhau tùy thuộc vào khu vực pháp lý và hoàn cảnh. Không có một giai đoạn chung nào mà bài viết này có thể áp dụng một cách an toàn cho mọi độc giả.
Kiểm tra các yêu cầu chính thức có liên quan hoặc lời khuyên có trình độ. Tách biệt quyết định pháp lý đó khỏi nhiệm vụ thực tế là tổ chức hồ sơ.
Định kỳ xem xét các bản sao không cần thiết và quyền truy cập lỗi thời. Việc xóa mục nhập không gian làm việc có thể không xóa các tài liệu đã được tải xuống hoặc chia sẻ ở nơi khác.
Một hệ thống bằng chứng tốt là sự im lặng. Nó cho phép bạn trả lời câu hỏi một cách nhanh chóng, hỗ trợ chỉnh sửa khi cần thiết và tránh thu thập tài liệu nhạy cảm chỉ vì có sẵn bộ nhớ.