Tìm thấy một lỗi là một tin tốt. Nó có nghĩa là quá trình xem xét đang hoạt động. Quyết định tiếp theo là liệu việc điều chỉnh sẽ làm cho hồ sơ rõ ràng hơn hay chỉ làm cho sự cân bằng trông có vẻ hợp lý.
Một sự điều chỉnh hữu ích sẽ giải thích điều gì đã sai, điều gì đã thay đổi và tại sao. Một mục cân bằng không giải thích được có thể loại bỏ sự khác biệt của ngày hôm nay đồng thời tạo ra một vấn đề khó khăn hơn vào tháng tới.
Xác định loại lỗi đầu tiên
Số tiền không chính xác, giao dịch mua trùng lặp, sai chủ sở hữu, sai loại tiền tệ và thiếu giao dịch là những vấn đề khác nhau. Không phải tất cả chúng đều được cố định bằng cùng một sự điều chỉnh chung.
Giả sử khoản thanh toán chính hãng 240 đã được nhập hai lần. Lỗi là một bản sao bổ sung của một sự kiện có thật. Ghi lại 240 thu nhập được phát minh sẽ khôi phục lại tổng tiền mặt, nhưng nó sẽ khiến cả chi tiêu và thu nhập bị phóng đại.
Loại bỏ hoặc đảo ngược bản sao thông qua quy trình làm việc phù hợp trong khi vẫn giữ lại đủ thông tin để giải thích việc chỉnh sửa. Mục tiêu là một sự kiện chính xác, không phải hai lỗi được loại bỏ bằng số.
Làm việc dựa trên bằng chứng, không phải kết quả mong muốn
Sử dụng tuyên bố, biên lai, hợp đồng hoặc nguồn liên quan khác để thiết lập số tiền và ý nghĩa chính xác. Bảng sao kê ngân hàng có thể xác nhận chuyển động tiền mặt mà không cần chứng minh mục đích kinh doanh hoặc quyền sở hữu của nó.
Khi bằng chứng không đầy đủ, hãy đánh dấu sự không chắc chắn. Đừng chuyển đổi dự đoán thành một danh mục chính xác chỉ vì báo cáo cần phải đóng.
Đối với lỗi cân mở, hãy giữ phần điều chỉnh được kết nối với vị trí bắt đầu. Đối với giao dịch mua trong giai đoạn hiện tại, hãy giữ nguyên ngày giao dịch thực tế. Chuyển mọi thứ sang tháng hiện tại có thể làm sai lệch xu hướng.
Để lại lời giải thích ngắn gọn
Một ghi chú hữu ích có thể ngắn gọn. Xác định hồ sơ gốc, ngày sửa chữa, lý do và bằng chứng được sử dụng. Đối với sự cố nhập, hãy ghi lại tệp hoặc lô liên quan.
Bạn sẽ có thể hiểu được sự thay đổi sáu tháng sau mà không cần nhớ toàn bộ cuộc điều tra. Điều đó đặc biệt quan trọng khi một thành viên khác trong gia đình hoặc cố vấn xem xét hồ sơ.
Đừng cho rằng mọi ứng dụng tài chính đều duy trì lịch sử kiểm toán giống nhau. Xác minh hành vi chỉnh sửa, đảo ngược và xóa hiện tại trước khi dựa vào đó để xử lý các bản ghi nhạy cảm.
Hòa giải sau sự thay đổi
Việc điều chỉnh có thể có tác động vượt quá số dư tài khoản. Kiểm tra các danh mục chi tiêu, nợ phải trả, tổng quyền sở hữu và mọi chuyển khoản được liên kết. Việc loại bỏ một bên của giao dịch chuyển tiền thực sự mà không đề cập đến bên kia có thể tạo ra sự mâu thuẫn mới.
Nếu bạn đã chia sẻ bản xuất, hãy phân biệt phiên bản đã sửa với tệp trước đó. Tên tệp rõ ràng và ghi chú thay đổi ngắn gọn sẽ tốt hơn nhiều tài liệu được gọi là cuối cùng.
Việc sửa đổi hồ sơ cá nhân không thể thay thế cho việc sửa đổi tờ khai thuế, tài khoản theo luật định hoặc các hồ sơ chính thức khác. Các quy trình đó có quy tắc riêng và có thể yêu cầu tư vấn đủ điều kiện. Giữ nhiệm vụ tổ chức tách biệt với nhiệm vụ pháp lý.
Sự điều chỉnh tốt nhất để lại ít bí ẩn hơn. Các con số đã được điều hòa, các sự kiện kinh tế vẫn có thể hiểu được và lý do của sự thay đổi là rõ ràng.