Quá trình nhập báo cáo một vài hàng bị từ chối, do đó bạn tải lại toàn bộ tệp lên. Lần thử thứ hai có thể giải quyết các hàng bị thiếu trong khi sao chép các hàng đã thành công.
Trước khi nhập lại, hãy xác định xem lần thử đầu tiên thực sự đã thay đổi những gì. Lặp lại việc tải lên không phải là một hành động trung lập.
Đếm các bản ghi được chấp nhận và bị từ chối
Giả sử một tệp chứa 84 hàng. Lần nhập đầu tiên chấp nhận 80 và từ chối bốn. Bước tiếp theo an toàn bắt đầu bằng việc xác định bốn điều đó và hiểu lý do tại sao chúng thất bại.
Việc tải lên lại tất cả 84 có thể tạo ra các bản sao trừ khi sản phẩm hiện tại có cách được xác minh để nhận dạng hoặc thay thế các bản ghi đã nhập trước đó. Đừng cho rằng hành vi đó tồn tại.
Giữ lại kết quả nhập và phiên bản tệp chính xác được sử dụng. Tệp được đổi tên không nhất thiết phải đại diện cho một tập hợp giao dịch khác.
Kiểm tra các khoảng thời gian chồng chéo
Báo cáo hàng tháng, xuất khẩu luân phiên và hoạt động được nhập thủ công có thể trùng lặp. Xuất tháng 7 được tạo vào tháng 8 3 có thể bao gồm các giao dịch đầu tháng 8 mà sau đó xuất hiện trong tệp tháng 8.
So sánh phạm vi ngày và tài liệu tham khảo ổn định nếu có. Người bán, số tiền, tài khoản và ngày đăng có thể hữu ích, nhưng không có trường nào là đủ.
Hai lần mua hàng chính hãng có thể chia sẻ số tiền và ngày tháng. Một mục đang chờ xử lý và việc thanh toán cuối cùng của nó có thể khác nhau. Đánh giá trùng lặp cần có ngữ cảnh chứ không chỉ là một bài kiểm tra tính bằng nhau đơn giản.
Sửa sự kiện bổ sung thay vì phát minh ra phần bù
Nếu khoản thanh toán 75 xuất hiện hai lần, việc thêm 75 thu nhập giả sẽ khôi phục tổng tiền mặt trong khi khiến cả thu nhập và chi tiêu bị phóng đại.
Sử dụng quy trình điều chỉnh hoặc đảo ngược thích hợp để loại bỏ hiệu quả kinh tế trùng lặp. Giữ lại phần giải thích ngắn gọn, đặc biệt khi thay đổi ảnh hưởng đến một khoảng thời gian trước đó hoặc xuất khẩu chung.
Không xóa toàn bộ lô mà không kiểm tra xem liệu nó có chứa các bản ghi chính hãng không bị trùng lặp ở nơi khác hay không.
Hòa giải sau khi sửa chữa
Đối với một tài khoản đơn giản với số tiền đầu kỳ 2.000, dòng tiền vào 3.000 và dòng tiền chi ra 2.400, số dư cuối kỳ dự kiến là 2.600.
So sánh kết quả đó với tuyên bố, sau đó kiểm tra các phân loại quan trọng và các cặp chuyển giao. Cần có số dư phù hợp nhưng nó không chứng minh được rằng các loại quyền sở hữu và chi tiêu là chính xác.
Nên tham khảo hướng dẫn tạp chí hiện tại của Financeia để biết quy trình nhập và chỉnh sửa được hỗ trợ. Chỉ riêng các mô tả công khai không thiết lập tính năng tự động loại bỏ trùng lặp, khôi phục hàng loạt hoặc hành vi theo dõi kiểm tra cụ thể. Financeia
Quy trình tái nhập tốt nhất sẽ ghi lại rõ ràng những gì đã được chấp nhận, những gì đã được sửa và tại sao. Điều đó giúp một lần tải lên không thành công trở thành một sự không chắc chắn vĩnh viễn trong lịch sử tài chính.