Khoản thanh toán cho nhà hàng của bạn xuất hiện dưới dạng 80 trong ứng dụng ngân hàng vào thứ Sáu và 92 trên bảng sao kê cuối cùng vào thứ Hai. Con số đầu tiên đang chờ xử lý. Thứ hai bao gồm số tiền cuối cùng. Việc ghi lại cả hai lần mua hàng sẽ biến một bữa ăn thành 172 chi tiêu.
Hoạt động đang chờ xử lý rất hữu ích cho việc nhận biết nhưng nó không phải lúc nào cũng là bản ghi quyết toán cuối cùng. Một hệ thống đáng tin cậy duy trì mối liên hệ giữa sự kiện tạm thời và sự kiện đã hoàn thành.
Hiểu những gì bằng chứng của bạn thực sự cho thấy
Số tiền đang chờ xử lý có thể thể hiện sự ủy quyền thay vì khoản ghi nợ đã hoàn thành. Số tiền cuối cùng, mô tả người bán hoặc ngày đăng có thể khác nhau. Một số ủy quyền biến mất mà không trở thành giao dịch mua hàng.
Hãy coi trạng thái là thông tin chứ không phải loại giao dịch thứ hai phải luôn được thêm vào sổ cái. Trong ví dụ về nhà hàng, giao dịch mua cuối cùng là 92. 80 trước đó là một phần lịch sử của nó, không phải là một bữa ăn bổ sung.
Đối với khoản tiền gửi hoặc khoản giữ tạm thời, hãy xác định xem tiền đã thực sự được thanh toán hay chưa và nghĩa vụ liên quan đến khoản tiền đó là gì. Đừng cho rằng mọi khoản giữ có thể nhìn thấy đều là chi phí cuối cùng.
Phù hợp sử dụng nhiều hơn số lượng
Chỉ số tiền thôi là không đủ. Hai giao dịch mua chính hãng có thể có tổng số tiền giống nhau, trong khi một giao dịch mua đang chờ xử lý có thể thanh toán số tiền khác nhau.
So sánh người bán, tài khoản, ngày giao dịch và ngày đăng, thông tin tham khảo, tiền tệ và bối cảnh xung quanh. Giữ tài liệu tham khảo gốc khi có sẵn. Sự trùng khớp hữu ích giải thích tại sao hai bản ghi biểu thị cùng một sự kiện thay vì chỉ đơn thuần làm cho việc tính tổng trở nên thuận tiện.
Khi không chắc chắn, hãy để mục đó trong hàng đợi xem xét được xác định rõ ràng. Xóa nó mà không có bằng chứng có thể có hại như đếm nó hai lần.
Giữ kế hoạch tiền mặt thận trọng mà không phóng đại chi tiêu
Khoản thanh toán đang chờ xử lý vẫn có thể quan trọng khi quyết định sử dụng bao nhiêu tiền mặt một cách an toàn. Dành đủ cho khoản thanh toán có thể xảy ra, nhưng đừng nhầm lẫn khoản trợ cấp lập kế hoạch đó với khoản chi phí đã hoàn thành thứ hai.
Nếu số dư tài khoản đã phản ánh khoản giữ, hãy hiểu định nghĩa số dư đó trước khi trừ đi khoản giữ lại trong phép tính tiền mặt khả dụng của riêng bạn. Các ngân hàng và nhà cung cấp thẻ có thể trình bày số dư khác nhau, vì vậy hãy sử dụng phần giải thích của họ cho từng tài khoản cụ thể.
Mục tiêu không phải là bỏ qua sự không chắc chắn. Đó là để thể hiện sự không chắc chắn một cách rõ ràng.
Hòa giải sau khi kết thúc tuyên bố
Vào cuối kỳ, hãy so sánh hồ sơ đã hoàn thành của bạn với báo cáo chính thức. Xem lại các mục đang chờ xử lý vẫn chưa được giải quyết trong thời gian dài bất thường. Việc giải quyết thiếu, đảo ngược hoặc trùng lặp có thể yêu cầu chỉnh sửa.
Khi nhập câu lệnh mới, hãy kiểm tra xem bản ghi tạm thời đã được nhập thủ công chưa. Đừng cho rằng quá trình nhập sẽ tự động nhận ra mọi mục nhập trước đó. Kiểm tra hoạt động của sản phẩm hiện tại trên một mẫu nhỏ trước khi dựa vào nó.
Một đánh giá tốt để lại một kết quả đơn giản. Mỗi giao dịch mua đã hoàn tất sẽ xuất hiện một lần, các đảo ngược thực sự vẫn được hiển thị và hoạt động chưa được giải quyết không được ngụy trang dưới dạng chắc chắn.