Tải lên thành công không giống như lịch sử tài chính chính xác. Một tệp có thể được chấp nhận khi chứa các khoảng thời gian trùng lặp, đơn vị tiền tệ không nhất quán hoặc số dư đầu kỳ đã bao gồm các giao dịch đang được nhập.
Chuẩn bị một mẫu nhỏ, có thể giải thích được trước khi thử di chuyển lớn.
Giữ một bản sao nguồn nguyên vẹn
Bảo quản các báo cáo gốc hoặc xuất khẩu ở một vị trí an toàn. Làm việc trên một bản sao chuẩn bị riêng biệt để bạn có thể quay lại bằng chứng nếu phép biến đổi gây ra lỗi.
Ghi lại tài khoản, đơn vị tiền tệ và phạm vi ngày mà mỗi tệp bao gồm. Rất khó để điều chỉnh một thư mục chứa đầy các bản xuất có tên tương tự khi các khoảng thời gian bắt đầu trùng lặp.
Sử dụng mẫu nhập hiện tại và hướng dẫn cho sản phẩm thực tế. Tạp chí công khai của Financeia cung cấp các tài nguyên nhập khẩu nhưng định dạng được hỗ trợ và các trường bắt buộc phải được kiểm tra trong phiên bản hiện tại thay vì giả định. Financeia
Đặt ranh giới mở đầu tiên
Nếu số dư đầu kỳ được đo vào ngày 30 tháng 6, thì hoạt động đã nhập thường sẽ bắt đầu sau thời điểm cắt đó theo phương pháp thiết lập đã chọn. Bao gồm cả các giao dịch tháng 6 đã được phản ánh trong số dư đầu kỳ có thể tính chúng hai lần.
Xác định xem các mục đang chờ xử lý có được bao gồm hay không và cách thể hiện các khoản nợ, khoản vay và chuyển khoản thẻ. Đây là những quyết định mang tính cấu trúc, không phải là vấn đề cần trì hoãn cho đến khi tệp được tải.
Ngày bắt đầu rõ ràng sẽ giúp việc hòa giải sau này dễ dàng hơn nhiều.
Bình thường hóa mà không phá hủy ý nghĩa
Kiểm tra ngày tháng, dấu thập phân, dấu hiệu, tên tài khoản và mã tiền tệ. Giữ nguyên các mô tả và tài liệu tham khảo gốc ở nơi định dạng được hỗ trợ cho phép.
Không chuyển đổi mọi giao dịch thành đơn vị tiền tệ báo cáo trước khi nhập trừ khi quy trình làm việc được ghi chép hiện tại yêu cầu cụ thể việc xử lý đó và lưu giữ các thông tin nguồn. Số tiền gốc là cần thiết cho việc đối chiếu.
Tách biệt thu nhập, tiêu dùng, chuyển giao và chuyển động của chủ sở hữu dựa trên bằng chứng. Khoản ghi nợ ngân hàng không tự động là một khoản chi phí.
Kiểm tra một khoảng thời gian ngắn
Chọn mẫu bao gồm các giao dịch mua thông thường, chuyển khoản, hoàn tiền và bất kỳ loại sự kiện quan trọng nào khác. Tính toán số dư cuối kỳ dự kiến một cách độc lập.
Sau khi nhập, so sánh số lượng bản ghi, số tiền, số dư tài khoản và phân loại. Xác minh cách sản phẩm xử lý các hàng bị từ chối, chỉnh sửa và nhập lại. Đừng cho rằng việc ngăn ngừa trùng lặp hoặc khôi phục tự động tồn tại.
Chỉ mở rộng khi mẫu có thể được giải thích từ đầu đến cuối. Nếu cần chỉnh sửa, hãy ghi lại nó trước khi tải thêm lịch sử.
Điều chỉnh quá trình di chuyển đã hoàn tất
Quá trình di chuyển đã hoàn tất phải có kho lưu trữ tệp nguồn, ranh giới ngày rõ ràng, danh sách ngoại lệ và kiểm tra cấp tài khoản. Ghi lại bất kỳ khoảng thời gian hoặc ước tính bị thiếu một cách trung thực.
Mục tiêu không phải là nhập khẩu khối lượng lớn nhất có thể. Mục đích là tạo ra một lịch sử hỗ trợ các quyết định đáng tin cậy mà không yêu cầu bạn phải xây dựng lại quá trình di chuyển mỗi khi số dư có vẻ sai.