Bạn chuyển 1 triệu đồng từ ngân hàng vào ví điện tử rồi dùng 200.000 đồng để mua hàng. Nếu báo cáo ghi cả hai là mua sắm, nó sẽ cho rằng bạn đã tiêu 1,2 triệu đồng. Trong khi đó, 800.000 đồng vẫn ở ví. Muốn biết tiền đi đâu, phải tách nơi giữ tiền khỏi mục đích sử dụng tiền.
Xác định ví và tài khoản thực sự liên quan
Dùng sao kê ngân hàng, lịch sử ví và hóa đơn của người bán làm bằng chứng. Có giao dịch lấy tiền từ số dư ví, có giao dịch dùng nguồn liên kết; hãy kiểm tra đúng cách bạn đã thanh toán. Không suy ra nguồn tiền chỉ từ tên ứng dụng trên điện thoại. (Bank statement, wallet ledger and merchant receipt)
Nếu tiền chuyển từ tài khoản của bạn sang ví của bạn, đó là một sự dịch chuyển trong phạm vi tiền của bạn. Nếu người khác gửi vào, cần biết đó là hoàn chi phí, hỗ trợ, khoản vay hay thanh toán. Không phải mọi số dư tăng lên đều là thu nhập mới.
Theo dõi cả phần tiền còn ở ví
Với ví dụ trên, giả sử không có phí và không có giao dịch nào khác, ngân hàng giảm 1 triệu, ví tăng 1 triệu rồi giảm 200.000 đồng. Tổng tiền của bạn giảm 200.000 đồng. Phần 800.000 đồng còn lại không biến mất và chưa phải chi phí.
Nếu có phí thực tế, ghi riêng phí và số tiền được cộng vào ví. Khi rút hoặc chuyển tiền về tài khoản của chính mình, cũng giữ nguyên nguyên tắc chuyển nội bộ. Không biến tiền quay lại ngân hàng thành lương hoặc khoản lời.
Đối chiếu giao dịch bằng chi tiết
Một thông báo ngân hàng, một xác nhận trong ví và một biên nhận cửa hàng có thể cùng nói về một giao dịch. So sánh số tiền, thời gian, người nhận và mã tham chiếu. Hai khoản giống số tiền vẫn có thể là hai lần mua khác nhau, nên không xóa tự động.
Nếu trạng thái chưa rõ, hỏi nhà cung cấp qua kênh chính thức và giữ bằng chứng. Không ghi khoản hoàn khi tiền chưa được hoàn hoặc chưa có xác nhận phù hợp. Không chia sẻ mật khẩu hay mã xác thực với người tự nhận có thể sửa giao dịch.
Xem tiền sẵn dùng ở đúng nơi
Số dư ví có thể giúp thanh toán một số nhu cầu, nhưng không tự động nằm trong tài khoản dùng để trả khoản vay hoặc tiền thuê nhà. Khi có hóa đơn lớn, kiểm tra số tiền thực sự có thể sử dụng theo phương thức được chấp nhận và thời điểm cần trả.
Cuối tuần, đối chiếu số dư ngân hàng và ví riêng biệt, rồi xem tổng chi phí. Khoản hoàn mua hàng nên gắn với lần mua ban đầu. Nếu gia đình dùng nhiều ví, thống nhất phạm vi theo dõi và sự đồng ý của từng người. Nhờ vậy, báo cáo nói đúng bạn đã mua gì, chứ không chỉ nói tiền đã đi qua bao nhiêu ứng dụng.