العثور على خطأ هو الخبر السار. وهذا يعني أن عملية المراجعة تعمل. القرار التالي هو ما إذا كان التصحيح سيجعل السجل أكثر وضوحًا أم أنه سيجعل التوازن يبدو صحيحًا فقط.
التصحيح المفيد يوضح ما هو الخطأ، وما الذي تغير ولماذا. قد يؤدي إدخال الموازنة غير المبررة إلى إزالة التناقض الموجود اليوم بينما يخلق مشكلة أكثر صعوبة في الشهر المقبل.
حدد نوع الخطأ أولاً
إن المبلغ غير الصحيح، والشراء المكرر، والمالك الخاطئ، والعملة الخاطئة، والمعاملة المفقودة هي مشكلات مختلفة. لا ينبغي أن يتم إصلاحها جميعًا بنفس التعديل العام.
لنفترض أنه تم استيراد دفعة حقيقية بقيمة 240 مرتين. الخطأ هو نسخة إضافية من حدث حقيقي. سيؤدي تسجيل 240 من الدخل المبتكر إلى استعادة الإجمالي النقدي، ولكنه قد يؤدي إلى المبالغة في تقدير كل من الإنفاق والدخل.
قم بإزالة النسخة المكررة أو عكسها من خلال سير العمل المناسب مع الاحتفاظ بالمعلومات الكافية لشرح التصحيح. الهدف هو حدث واحد دقيق، وليس خطأين يلغيان عدديا.
العمل من الأدلة، وليس النتيجة المرجوة
استخدم البيان أو الإيصال أو العقد أو أي مصدر آخر ذي صلة لتحديد المبلغ والمعنى الصحيحين. يمكن أن يؤكد كشف الحساب البنكي الحركة النقدية دون إثبات غرضها التجاري أو ملكيتها.
عندما تكون الأدلة غير كاملة، ضع علامة على عدم اليقين. لا تقم بتحويل التخمين إلى فئة دقيقة لمجرد أن التقرير يحتاج إلى الإغلاق.
في حالة وجود خطأ في الميزان الافتتاحي، احتفظ بالتصحيح متصلاً بوضع البداية. بالنسبة للشراء في الفترة الحالية، احتفظ بتاريخ المعاملة الفعلي. قد يؤدي نقل كل شيء إلى الشهر الحالي إلى تشويه الاتجاهات.
اترك شرحًا قصيرًا
ملاحظة مفيدة يمكن أن تكون مختصرة. تحديد أصل المحضر وتاريخ التصحيح والسبب والأدلة المستخدمة. بالنسبة لمشكلة الاستيراد، قم بتسجيل الملف أو الدفعة المعنية.
من المفترض أن تكون قادرًا على فهم التغيير بعد ستة أشهر دون أن تتذكر التحقيق بأكمله. وهذا مهم بشكل خاص عندما يقوم فرد آخر من أفراد الأسرة أو مستشار بمراجعة السجلات.
لا تفترض أن كل تطبيق مالي يحتفظ بنفس سجل التدقيق. تحقق من سلوك التحرير والإلغاء والحذف الحالي قبل الاعتماد عليه في السجلات الحساسة.
التوفيق بعد التغيير
يمكن أن يكون للتصحيح تأثيرات تتجاوز رصيد الحساب. تحقق من فئات الإنفاق والالتزامات وإجماليات الملكية وأي تحويل مرتبط. إن إزالة أحد جانبي التحويل الحقيقي دون معالجة الجانب الآخر يمكن أن يؤدي إلى تناقض جديد.
إذا كنت قد قمت بالفعل بمشاركة عملية تصدير، فقم بتمييز الإصدار المصحح عن الملف السابق. يعد اسم الملف الواضح ومذكرة التغيير القصيرة أفضل من عدة مستندات تسمى جميعها نهائية.
لا تعد تصحيحات حفظ السجلات الشخصية بديلاً عن تعديل الإقرار الضريبي أو الحساب القانوني أو أي ملف رسمي آخر. ولهذه العمليات قواعدها الخاصة وقد تتطلب مشورة مؤهلة. إبقاء المهمة التنظيمية منفصلة عن المهمة القانونية.
أفضل تصحيح يترك وراءه قدرًا أقل من الغموض. الأرقام تتصالح ويبقى الحدث الاقتصادي مفهوما وسبب التغيير ظاهر.