Ein Kategoriensystem sieht am Tag seiner Erstellung oft hervorragend aus. Dann enthält ein Supermarktbeleg Lebensmittel, Reinigungsmittel und eine Geburtstagskarte, und das System fordert Entscheidungen, für die niemand Zeit hat.
Die besten Kategorien sind nicht die aufwändigsten. Sie sind diejenigen, die regelmäßig nützliche Fragen beantworten, selbst während einer gewöhnlichen arbeitsreichen Woche.
Beginnen Sie mit den Entscheidungen, die Sie treffen müssen
Fragen Sie, was Sie nach Durchsicht des Berichts ändern würden. Wohnen, Ernährung, Transport, Gesundheit, Bildung und diskretionäre Einkäufe können bedeutungsvolle Muster aufzeigen. Zwanzig kleine Variationen des Essens können die Arbeit erschweren, ohne eine Entscheidung zu verbessern.
Trennen Sie wesentliche Verpflichtungen von Kosten, die Sie anpassen können, aber verwechseln Sie eine Kategorie nicht mit einem moralischen Urteil. Eine höhere Transportrechnung kann eher auf einen neuen Job als auf unvorsichtige Ausgaben zurückzuführen sein.
Die Ausgabentools der CFPB konzentrieren sich darauf, zu verstehen, wohin das Geld fließt, und diese Informationen für die Entscheidungsfindung zu nutzen. Kategorien sollten diesem Zweck dienen und nicht zum Selbstzweck werden. Consumer Financial Protection Bureau
Halten Sie verschiedene Dimensionen getrennt
Was gekauft wurde, wem die Kosten gehören, wie sie bezahlt wurden und wie oft sie auftreten, sind unterschiedliche Fragen. Ein geschäftlicher Einkauf, der mit einer persönlichen Karte bezahlt wird, wird nicht allein durch die Zahlungsmethode persönlich.
Ebenso gehört eine jährliche Versicherungszahlung zu ihrem eigentlichen Zweck, auch wenn ihr Zeitpunkt unregelmäßig ist. Eine Übertragung auf Ersparnisse ist keine Ausgabenkategorie, nur weil sie jeden Monat erfolgt.
Nutzen Sie die verfügbaren Datensatzfelder und eine klare schriftliche Konvention, anstatt jede Unterscheidung in einen langen Kategorienamen zu zwingen. Überprüfen Sie die Felder des aktuellen Produkts, bevor Sie einen Workflow um sie herum entwerfen.
Entscheiden Sie, wie mit gemischten Belegen umgegangen wird
Bei einem kleinen gemischten Supermarkteinkauf kann eine konsistente Primärzweckregel für die Haushaltsanalyse ausreichend sein. Ein wichtiger Gegenstand mit einem anderen Zweck könnte eine Aufteilung verdienen.
Legen Sie die Regel im Voraus fest. Trennen Sie beispielsweise einen wesentlichen arbeitsbezogenen Gegenstand, wenn die Beweise dies belegen, verlangen Sie jedoch nicht, dass jeder Haushaltsgegenstand mit geringem Wert einzeln klassifiziert wird.
Der wichtige Punkt ist Konsistenz. Ein Bericht kann einen Trend nicht zuverlässig erklären, wenn derselbe Kauf zwischen Kategorien wechselt, je nachdem, wer ihn eingegeben hat oder wie viel Zeit er hatte.
Lassen Sie Raum für Überprüfungen, ohne eine Mülldeponie zu schaffen
Eine ungelöste Kategorie kann nützlich sein, während Beweise fehlen. Es wird schädlich, wenn es sich unbegrenzt ansammelt. Überprüfen Sie diese Unterlagen regelmäßig und unterscheiden Sie wirklich unbekannte Artikel von Käufen, die einfach nicht in Ihre aktuelle Struktur passen.
Entscheiden Sie beim Wechsel der Kategorien, ob Sie frühere Perioden neu angeben oder einen Bruch in der Vergleichbarkeit dokumentieren. Ein plötzlicher Rückgang in einer Kategorie spiegelt möglicherweise eher eine umbenannte Gruppe als eine echte Verhaltensänderung wider.
Führen Sie einen kurzen Kategorienführer mit Beispielen und Ausnahmen. Ein anderes Haushaltsmitglied soll es ohne Besprechung beantragen können. Wenn der Leitfaden weiter wächst, vereinfachen Sie die Kategorien, bevor Sie eine weitere Detailebene hinzufügen.