एक श्रेणी प्रणाली अक्सर उसी दिन उत्कृष्ट दिखती है जिस दिन इसे बनाया जाता है। फिर एक सुपरमार्केट रसीद में भोजन, सफाई उत्पाद और एक जन्मदिन कार्ड शामिल होता है, और सिस्टम उन निर्णयों की मांग करना शुरू कर देता है जिन्हें लेने के लिए किसी के पास समय नहीं होता है।
सर्वोत्तम श्रेणियाँ सर्वाधिक विस्तृत नहीं होतीं। वे ही हैं जो सामान्य व्यस्त सप्ताह के दौरान भी, लगातार उपयोगी प्रश्नों का उत्तर देते हैं।
उन निर्णयों से शुरुआत करें जिन्हें आपको लेने की आवश्यकता है
पूछें कि रिपोर्ट की समीक्षा के बाद आप क्या बदलेंगे। आवास, भोजन, परिवहन, स्वास्थ्य, शिक्षा और विवेकाधीन खरीदारी से सार्थक पैटर्न सामने आ सकते हैं। भोजन के बीस छोटे-छोटे बदलाव निर्णय में सुधार किए बिना काम बढ़ा सकते हैं।
आवश्यक प्रतिबद्धताओं को उन लागतों से अलग करें जिन्हें आप समायोजित कर सकते हैं, लेकिन किसी श्रेणी को नैतिक निर्णय के साथ भ्रमित न करें। अधिक परिवहन बिल लापरवाह खर्च के बजाय नई नौकरी को दर्शा सकता है।
CFPB के खर्च उपकरण यह समझने पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि पैसा कहां जाता है और विकल्प बनाने के लिए उस जानकारी का उपयोग करते हैं। श्रेणियों को उस उद्देश्य की पूर्ति करनी चाहिए, न कि अपने आप में एक लक्ष्य बन जाना चाहिए। Consumer Financial Protection Bureau
अलग-अलग आयामों को अलग रखें
क्या खरीदा गया, लागत का मालिक कौन है, इसका भुगतान कैसे किया गया और यह कितनी बार होता है, ये अलग-अलग प्रश्न हैं। व्यक्तिगत कार्ड पर भुगतान की गई व्यावसायिक खरीदारी केवल भुगतान विधि द्वारा व्यक्तिगत नहीं बनाई जाती है।
इसी तरह, वार्षिक बीमा भुगतान इसके अंतर्निहित उद्देश्य से संबंधित है, भले ही इसका समय अनियमित हो। बचत में स्थानांतरण केवल इसलिए व्यय श्रेणी नहीं है क्योंकि यह हर महीने होता है।
प्रत्येक अंतर को एक लंबी श्रेणी के नाम में बदलने के बजाय उपलब्ध रिकॉर्ड फ़ील्ड और एक स्पष्ट लिखित परंपरा का उपयोग करें। वर्तमान उत्पाद के फ़ील्ड को उनके चारों ओर वर्कफ़्लो डिज़ाइन करने से पहले सत्यापित करें।
तय करें कि मिश्रित प्राप्तियों को कैसे संभालना है
एक छोटी मिश्रित सुपरमार्केट खरीदारी के लिए, घरेलू विश्लेषण के लिए एक सुसंगत प्राथमिक-उद्देश्य नियम पर्याप्त हो सकता है। भिन्न उद्देश्य वाली कोई महत्वपूर्ण वस्तु विभाजन की पात्र हो सकती है।
नियम पहले से तय कर लें. उदाहरण के लिए, जब साक्ष्य इसका समर्थन करता है तो किसी भौतिक कार्य-संबंधी वस्तु को अलग कर दें, लेकिन प्रत्येक कम मूल्य वाली घरेलू वस्तु को अलग-अलग वर्गीकृत करने की आवश्यकता नहीं है।
महत्वपूर्ण बिंदु निरंतरता है. जब एक ही खरीदारी इस बात पर निर्भर करती है कि किसने इसे दर्ज किया है या उनके पास कितना समय है, तो एक रिपोर्ट किसी प्रवृत्ति की विश्वसनीय रूप से व्याख्या नहीं कर सकती है।
डंपिंग ग्राउंड बनाए बिना समीक्षा के लिए जगह छोड़ें
एक अनसुलझा श्रेणी उपयोगी हो सकती है जबकि साक्ष्य गायब है। यह तब हानिकारक हो जाता है जब यह अनिश्चित काल तक जमा रहता है। उन रिकॉर्डों की नियमित रूप से समीक्षा करें और खरीदारी से वास्तव में अज्ञात वस्तुओं को अलग करें जो आपकी वर्तमान संरचना में फिट नहीं बैठती हैं।
श्रेणियां बदलते समय, तय करें कि क्या आप पिछली अवधियों को दोबारा बताएंगे या तुलनीयता में अंतराल का दस्तावेजीकरण करेंगे। एक श्रेणी में अचानक गिरावट वास्तविक व्यवहार परिवर्तन के बजाय एक नामांकित समूह को प्रतिबिंबित कर सकती है।
उदाहरणों और अपवादों के साथ एक संक्षिप्त श्रेणी मार्गदर्शिका रखें। घर का कोई अन्य सदस्य बिना किसी बैठक के इसे लागू करने में सक्षम होना चाहिए। यदि मार्गदर्शिका बढ़ती रहती है, तो विवरण की एक और परत जोड़ने से पहले श्रेणियों को सरल बनाएं।