Um sistema de categorias geralmente parece excelente no dia em que é criado. Aí o recibo do supermercado inclui comida, produtos de limpeza e cartão de aniversário, e o sistema passa a exigir decisões que ninguém tem tempo de tomar.
As melhores categorias não são as mais elaboradas. São eles que respondem a perguntas úteis de forma consistente, mesmo durante uma semana normal e movimentada.
Comece com as decisões que você precisa tomar
Pergunte o que você mudaria depois de revisar o relatório. Habitação, alimentação, transporte, saúde, educação e compras discricionárias podem revelar padrões significativos. Vinte pequenas variações de jantar podem acrescentar trabalho sem melhorar a decisão.
Separe os compromissos essenciais dos custos que você pode ajustar, mas não confunda uma categoria com um julgamento moral. Uma conta de transportes mais elevada pode reflectir um novo emprego, em vez de gastos descuidados.
As ferramentas de gastos do CFPB concentram-se em compreender para onde vai o dinheiro e em usar essa informação para fazer escolhas. As categorias devem servir esse propósito e não tornar-se um fim em si mesmas. Consumer Financial Protection Bureau
Mantenha diferentes dimensões separadas
O que foi comprado, quem é o proprietário do custo, como foi pago e com que frequência isso ocorre são questões diferentes. Uma compra comercial paga com cartão pessoal não se torna pessoal apenas pela forma de pagamento.
Da mesma forma, um pagamento anual de seguro pertence à sua finalidade subjacente, embora o seu calendário seja irregular. Uma transferência para poupança não é uma categoria de despesa simplesmente porque acontece todos os meses.
Use os campos de registro disponíveis e uma convenção escrita clara em vez de forçar cada distinção em um nome de categoria longo. Verifique os campos do produto atual antes de criar um fluxo de trabalho em torno deles.
Decida como lidar com recebimentos mistos
Para uma compra num pequeno supermercado misto, uma regra consistente de finalidade primária pode ser suficiente para a análise do agregado familiar. Um item significativo com uma finalidade diferente pode merecer uma divisão.
Defina a regra com antecedência. Por exemplo, separar um item material relacionado com o trabalho quando a evidência o apoiar, mas não exigir que cada item doméstico de baixo valor seja classificado individualmente.
O ponto importante é a consistência. Um relatório não pode explicar uma tendência de forma confiável quando a mesma compra se move entre categorias dependendo de quem entrou nela ou de quanto tempo tinha.
Deixe espaço para revisão sem criar um depósito de lixo
Uma categoria não resolvida pode ser útil enquanto faltam evidências. Torna-se prejudicial quando se acumula indefinidamente. Revise esses registros regularmente e diferencie itens genuinamente desconhecidos de compras que simplesmente não se enquadram na sua estrutura atual.
Ao alterar as categorias, decida se irá reapresentar períodos anteriores ou documentar uma quebra na comparabilidade. Uma queda repentina numa categoria pode reflectir um grupo renomeado e não uma verdadeira mudança comportamental.
Mantenha um breve guia de categorias com exemplos e exceções. Outro membro da família deverá poder aplicá-lo sem reunião. Se o guia continuar crescendo, simplifique as categorias antes de adicionar outra camada de detalhes.