Jedna osoba rejestruje paragon. Inny importuje wyciąg bankowy. Ten sam rachunek za gospodarstwo domowe pojawia się teraz dwukrotnie, mimo że obie osoby starały się prowadzić rzetelną ewidencję.
Wspólne śledzenie wymaga prostej reguły własności do wprowadzania danych, a także reguły podziału kosztów.
Odróżniaj dowody od wydarzeń
Paragon na kwotę 126,40 i zaksięgowane polecenie zapłaty na kwotę 126,40 mogą stanowić dwa dowody jednego zakupu. Nie reprezentują one automatycznie 252,80 wydatków.
Przed podjęciem decyzji dopasuj sprzedawcę, datę, konto, referencje i kontekst. Dwie identyczne kwoty mogą być również prawdziwymi oddzielnymi zakupami, np. dwoma biletami podróżnymi kosztującymi 25 każdy.
Zgodność kwot jest wskazówką, a nie dowodem duplikacji.
Wybierz podstawową ścieżkę nagrywania
Zdecyduj, czy gospodarstwo domowe zwykle rejestruje zakupy ręcznie, a później je rozlicza, czy też importuje wypełnione zestawienia i dodaje później szczegółowe informacje.
Każde podejście może zadziałać. Problem polega na tym, że oba mogą tworzyć niezależne, zakończone wydatki bez procesu dopasowywania.
Przypisz odpowiedzialność za każde konto lub okres przeglądu. Krótka konwencja jest bardziej użyteczna niż oczekiwanie, że każdy członek będzie pamiętał, kto zgłosił który projekt ustawy w zeszłym tygodniu.
Spraw, aby zwroty kosztów nie stały się dodatkowymi wydatkami
Załóżmy, że jedna osoba płaci wspólny rachunek w wysokości 80, a inna spłaca 40 zgodnie z umową gospodarstwa domowego. Gospodarstwo domowe spożyło 80, a nie 120.
Wewnątrz wspólnej granicy 40 wyjaśnia sposób podziału kosztów. To nie jest kolejny zakup. W oddzielnych widokach osobistych ostateczny udział każdej osoby może być nadal reprezentowany bez dodawania kolejnego wydatku domowego.
Zachowaj oryginalny rachunek i rozliczenie. Zwrot środków zarejestrowany jako dochód może zniekształcić zarobki równie łatwo, jak zwrot zarejestrowany jako wydatki może zawyżać koszty.
Przejrzyj duplikaty przed usunięciem
Po potwierdzeniu duplikatu popraw dodatkowy rekord w ramach odpowiedniego bieżącego przepływu pracy i zachowaj krótkie wyjaśnienie. Nie dodawaj wymyślonego dochodu, aby zrównoważyć zduplikowany wydatek.
Jeśli zaimportowana partia pokrywa się z wcześniejszą, określ zakres dat i pliki źródłowe, których to dotyczy. Unikaj usuwania całej partii bez sprawdzenia, czy zawiera ona również oryginalne nowe rekordy.
Publiczne opisy rodziny Financeia obsługują nazwaną współpracę, ale same w sobie nie zapewniają szczególnej funkcji automatycznego wykrywania duplikatów. Zanim zaczniesz korzystać z automatyzacji, przetestuj działanie importu i edycji na żywo. Financeia
Dzięki niezawodnemu procesowi w gospodarstwie domowym każdy prawdziwy rachunek jest rejestrowany raz, każdy wkład jest zrozumiały, a każda korekta możliwa do prześledzenia. Celem jest zmniejszenie tarć administracyjnych, a nie rywalizacja o to, kto przeprowadził najwięcej transakcji.