Một người ghi biên nhận. Một người khác nhập báo cáo ngân hàng. Cùng một hóa đơn hộ gia đình hiện xuất hiện hai lần, mặc dù cả hai người đều cố gắng giữ cho hồ sơ chính xác.
Theo dõi được chia sẻ cần có quy tắc sở hữu đơn giản để nhập dữ liệu cũng như quy tắc phân chia chi phí.
Phân biệt bằng chứng với các sự kiện
Biên nhận 126,40 và khoản ghi nợ ngân hàng được đăng cho 126,40 có thể là hai bằng chứng cho một lần mua hàng. Chúng không tự động thể hiện 252,80 chi tiêu.
Hãy đối chiếu người bán, ngày tháng, tài khoản, tài liệu tham khảo và bối cảnh trước khi quyết định. Hai số tiền giống nhau cũng có thể là các giao dịch mua riêng biệt thực sự, chẳng hạn như hai thẻ du lịch có giá 25 mỗi thẻ.
Sự trùng khớp về số lượng là manh mối chứ không phải bằng chứng trùng lặp.
Chọn đường dẫn ghi chính
Quyết định xem hộ gia đình thường ghi lại việc mua hàng theo cách thủ công và sau đó đối chiếu chúng hay nhập các báo cáo đã hoàn thành và bổ sung chi tiết hỗ trợ sau đó.
Cách tiếp cận nào cũng có thể hiệu quả. Vấn đề là cho phép cả hai tạo ra các chi phí hoàn thành độc lập mà không cần quá trình đối chiếu.
Phân công trách nhiệm cho từng tài khoản hoặc giai đoạn xem xét. Một cuộc họp ngắn sẽ hữu ích hơn việc mong đợi mọi thành viên nhớ ai đã nhập hóa đơn nào vào tuần trước.
Giữ các khoản hoàn trả không trở thành chi tiêu thêm
Giả sử một người thanh toán hóa đơn chung 80 và người khác thanh toán 40 theo thỏa thuận hộ gia đình. Hộ gia đình tiêu dùng 80 chứ không phải 120.
Trong ranh giới chung, 40 giải thích cách phân chia chi phí. Nó không phải là một giao dịch mua khác. Theo quan điểm cá nhân riêng biệt, phần chia sẻ cuối cùng của mỗi người vẫn có thể được thể hiện mà không cần thêm chi phí gia đình nào khác.
Giữ hóa đơn gốc và việc giải quyết được kết nối. Khoản hoàn trả được ghi nhận là thu nhập có thể làm sai lệch thu nhập cũng dễ dàng như khoản hoàn trả được ghi nhận vì chi tiêu có thể làm tăng chi phí.
Xem lại các bản sao trước khi xóa
Khi xác nhận một bản sao, hãy sửa bản ghi bổ sung thông qua quy trình làm việc hiện tại phù hợp và giữ lại phần giải thích ngắn gọn. Không thêm thu nhập được phát minh để bù đắp chi phí trùng lặp.
Nếu lô được nhập trùng với lô trước đó, hãy xác định phạm vi ngày và tệp nguồn bị ảnh hưởng. Tránh xóa toàn bộ lô mà không kiểm tra xem liệu nó có chứa các bản ghi mới chính hãng hay không.
Các mô tả Gia đình công khai của Financeia hỗ trợ cộng tác có tên nhưng bản thân chúng không chứng minh được tính năng phát hiện trùng lặp tự động cụ thể. Kiểm tra hành vi nhập và chỉnh sửa trực tiếp trước khi dựa vào tự động hóa. Financeia
Một quy trình gia đình đáng tin cậy sẽ ghi lại từng hóa đơn thực tế một lần, mỗi khoản đóng góp đều có thể hiểu được và mỗi chỉnh sửa đều có thể theo dõi được. Mục đích là ít xung đột hành chính hơn, không phải là cuộc thi xem ai tham gia nhiều giao dịch nhất.