يخبرك السحب من ماكينة الصراف الآلي أن الأموال تركت حسابًا مصرفيًا. ولا يخبرك بما حدث للنقود بعد ذلك. إن التعامل مع السحب باعتباره إنفاقًا يجعل من المستحيل تحليل المشتريات النقدية دون عدها مرتين.
الحل الأبسط هو التعامل مع النقد المادي كحساب آخر ضمن حدودك المالية. المحفظة هي مكان للمال وليست فئة إنفاق.
اتبع النقدية داخل وخارج المحفظة
تخيل أنك تبدأ بمبلغ 40 نقدًا وتسحب 200. بعد ذلك، تُنفق 65 على البقالة، و18 على وسائل النقل، و22 على الغداء. لاحقًا، يمكنك إيداع 50 مرة أخرى في البنك.
رصيد المحفظة المتوقع هو 85. كان الإنفاق الفعلي 105. تم سحب 200 وإيداع 50 بين مواقع النقد الخاصة بك.
إذا صنفت السحب كمصروف وقمت أيضًا بتسجيل المشتريات، يصبح الإنفاق 305 على الرغم من استهلاك 105 فقط. إذا قمت بتسجيل السحب فقط، فستفقد فئات المشتريات وتوقيتها.
رسوم منفصلة لأجهزة الصراف الآلي
لنفترض أن الخصم البنكي هو 203 وأن الجهاز يمنحك 200. مع وجود دليل على أن المبلغ المتبقي 3 هو رسوم، سجل 200 تحويل إلى نقد وتكلفة 3.
بالنسبة لعمليات سحب العملات الأجنبية، احتفظ بمبلغ النقد المحلي المستلم والخصم الفعلي في حساب التمويل وأي رسوم محددة بشكل منفصل. ولا تستبدل هذه المبالغ بسعر صرف جذاب موجود في مكان آخر.
يعد الإيصال والبيان معًا أكثر إفادة من أي منهما بمفرده.
استخدم مستوى من التفاصيل يمكنك الحفاظ عليه
يفشل النظام النقدي عندما يتطلب جهدًا أكبر مما تستطيع الأسرة تحمله. احتفظ بمجموعة صغيرة من الفئات المفيدة وعادة عملية للإيصالات أو الملاحظات.
قد يكون الإجمالي اليومي كافيًا لفئة متكررة منخفضة القيمة عندما تكون الأدلة الأساسية كافية لغرضك. تستحق المشتريات ذات القيمة الأعلى والعناصر المتعلقة بالأعمال والنفقات المشتركة سجلات فردية أكثر وضوحًا.
تشجع أدوات الإنفاق الخاصة بـ CFPB على فهم أين تذهب الأموال. المستوى المفيد من التفاصيل هو الذي يدعم القرارات ويمكن الحفاظ عليه باستمرار. Consumer Financial Protection Bureau
عد النقود المادية في بعض الأحيان
في المثال، تتوقع السجلات 85. إذا كانت المحفظة تحتوي على 80، فهناك فرق 5. تحقق من عدم وجود عملية شراء محذوفة، أو عدد افتتاحي خاطئ، أو أموال نقدية تم تسليمها إلى شخص آخر، أو خطأ في الإدخال.
لا تخفي الفرق تلقائيًا داخل البقالة. سجل التناقض الذي لم يتم حله بأمانة حتى تتمكن من شرحه. يمكن التعامل مع الكميات الصغيرة غير المبررة بشكل متناسب، لكن الاختلافات المتكررة عادة ما تشير إلى أن الروتين يحتاج إلى تحسين.
تحتاج الأموال النقدية الممنوحة لأحد أفراد الأسرة أيضًا إلى قرار بشأن حدود الإبلاغ. ضمن سجل الأسرة المشترك، قد تكون حركة داخلية حتى يقوم ذلك الشخص بإنفاقها. الهدية لأسرة منفصلة هي حدث مختلف. الاتساق يهم أكثر من الاسم الموجود على الظرف.