Een geldopname bij een geldautomaat geeft aan dat het geld een bankrekening heeft verlaten. Er staat niet in wat er daarna met het geld is gebeurd. Door de opname als uitgaven te beschouwen, zijn contante aankopen onmogelijk te analyseren zonder ze twee keer te tellen.
De eenvoudigste oplossing is om fysiek geld te behandelen als een andere rekening binnen uw financiële grenzen. De portemonnee is een plek voor geld, geen bestedingscategorie.
Volg het geld in en uit de portemonnee
Stel je voor dat je begint met 40 in contanten en 200 opneemt. Je geeft dan 65 uit aan boodschappen, 18 aan vervoer en 22 aan lunch. Later stort u 50 terug op de bank.
Het verwachte portemonneesaldo is 85. De werkelijke uitgaven bedroegen 105. De opname van 200 en de storting van 50 waren overdrachten van contant geld tussen uw eigen locaties.
Als u de opname als uitgave classificeert en ook de aankopen registreert, worden de uitgaven 305, ook al is er slechts 105 verbruikt. Als u alleen de opname registreert, verliest u de categorieën en timing van de aankopen.
Aparte geldautomaten
Stel dat de bankafschrijving 203 is en de automaat u 200 geeft. Met bewijs dat de resterende 3 kosten zijn, registreert u een overboeking van 200 in contanten en een bedrag van 3.
Voor opnames in vreemde valuta bewaart u het ontvangen bedrag aan lokaal contant geld, het werkelijke debetbedrag op de financieringsrekening en eventuele afzonderlijk geïdentificeerde kosten. Vervang deze bedragen niet door een aantrekkelijke wisselkoers die u elders vindt.
Het ontvangstbewijs en de verklaring samen zijn informatiever dan elk afzonderlijk.
Gebruik een detailniveau dat u kunt behouden
Een geldsysteem faalt als het meer inspanning vergt dan het huishouden aankan. Houd een kleine set nuttige categorieën en een praktische gewoonte bij voor ontvangstbewijzen of aantekeningen.
Een dagelijks totaal kan voldoende zijn voor een terugkerende categorie met een lage waarde, wanneer het onderliggende bewijs voldoende is voor uw doel. Aankopen met een hogere waarde, bedrijfsgerelateerde artikelen en gedeelde uitgaven verdienen duidelijkere individuele gegevens.
De bestedingsinstrumenten van het CFPB stimuleren het inzicht waar geld naartoe gaat. Het bruikbare detailniveau is het niveau dat beslissingen ondersteunt en consistent kan worden gehandhaafd. Consumer Financial Protection Bureau
Tel af en toe het fysieke geld
In het voorbeeld voorspellen de records 85. Als de portemonnee 80 bevat, is er een verschil van 5. Controleer op een overgeslagen aankoop, een foutieve openingstelling, contant geld dat aan iemand anders is overhandigd of een invoerfout.
Verberg het verschil niet automatisch in de boodschappen. Noteer een onopgeloste discrepantie eerlijk totdat u deze kunt verklaren. Kleine onverklaarde hoeveelheden kunnen proportioneel worden afgehandeld, maar herhaalde verschillen geven meestal aan dat de routine moet worden verbeterd.
Voor contant geld dat aan een lid van het huishouden wordt gegeven, is ook een rapportagegrensbesluit vereist. Binnen een gedeeld huishoudboekje kan het een interne verplaatsing zijn totdat die persoon het uitgeeft. Een geschenk aan een afzonderlijk huishouden is een andere gebeurtenis. Consistentie is belangrijker dan de naam op de envelop.