Một biên lai có thể chứa nhiều mục đích tài chính. Thẻ cá nhân có thể thanh toán cho các vật dụng gia đình và mua hàng kinh doanh đã được phê duyệt. Việc coi toàn bộ khoản ghi nợ là chi tiêu cá nhân sẽ làm mất đi thành phần kinh doanh. Việc coi tất cả là chi tiêu kinh doanh sẽ tạo ra vấn đề ngược lại.
Phương thức thanh toán không xác định mục đích của mọi mặt hàng.
Chia nhỏ bằng chứng trước khi phân loại
Giả sử tổng số tiền biên nhận là 300. Trong đó, 80 là giao dịch mua bán cá nhân và 220 là giao dịch mua bán kinh doanh được phê duyệt và có tài liệu.
Tài khoản cá nhân đã thanh toán 300 bằng tiền mặt, nhưng mức tiêu dùng cá nhân cuối cùng của hộ gia đình không nhất thiết phải là 300. Phần liên quan đến kinh doanh cần có hồ sơ rõ ràng về mục đích của nó và bất kỳ khoản hoàn trả hoặc thỏa thuận tài trợ nào của chủ sở hữu.
Đừng cho rằng một món hàng được khấu trừ chỉ vì nó được mua để làm việc. Việc xử lý thuế chính thức phụ thuộc vào các quy tắc và bằng chứng hiện hành.
Giữ khoản hoàn trả tách biệt với tiền lương
Nếu doanh nghiệp hoàn trả 220, tài khoản cá nhân sẽ nhận được tiền mặt để thanh toán số tiền đến hạn đã được ghi nhận. Gọi nó là tiền lương sẽ làm tăng thu nhập định kỳ.
Doanh nghiệp không nên tính khoản mua ban đầu và khoản hoàn trả là hai chi phí riêng biệt. Việc hoàn trả là một phần của việc giải quyết việc mua hàng được tài trợ như thế nào.
Giữ lại biên nhận, phê duyệt nếu có liên quan, ngày thanh toán, ngày trả nợ và bất kỳ số tiền nào vẫn chưa được giải quyết.
Phân biệt yêu cầu bồi thường của nhân viên với nguồn tài trợ của chủ sở hữu
Yêu cầu bồi thường chi phí nhân viên, đóng góp của chủ sở hữu và khoản vay cho doanh nghiệp có thể liên quan đến các thỏa thuận khác nhau. Không sử dụng cùng một danh mục chỉ vì tiền được chuyển giữa tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp.
Thiết lập phương pháp điều trị dự kiến bằng cách sử dụng thỏa thuận và lời khuyên phù hợp. Hồ sơ tài chính phải phản ánh quyết định đó chứ không phải tạo ra nó sau khi thực tế đã xảy ra.
Khi người khác sở hữu một phần doanh nghiệp, quyền truy cập vào tài khoản của doanh nghiệp đó không khiến mọi khoản thanh toán trở thành chuyển khoản cá nhân.
Xem xét cẩn thận các khoản hoàn trả một phần
Nếu trong ví dụ chỉ có 200 được hoàn trả, hãy xác định lý do tại sao 20 vẫn chưa thanh toán. Nó có thể bị từ chối, chờ xử lý hoặc được xử lý khác theo sự sắp xếp. Đừng âm thầm phân loại khoản chênh lệch là một khoản phí hoặc một khoản mua sắm cá nhân khác mà không có bằng chứng.
Cuối tháng, đối chiếu biến động ngân hàng, phân bổ thu và số dư. Tổng tiền mặt chính xác vẫn có thể che giấu việc phân loại quyền sở hữu hoặc chi phí không chính xác.
Mô tả tổ chức công của Financeia nhấn mạnh đến các tài khoản thuộc sở hữu của doanh nghiệp và sự di chuyển của chủ sở hữu. Điều đó có liên quan đến vấn đề lưu trữ hồ sơ này, nhưng sản phẩm không xác định khoản khấu trừ, quyền lợi của nhân viên hoặc bản chất pháp lý của nguồn tài trợ. Financeia
Một bản ghi biên nhận hỗn hợp rõ ràng làm cho cả hai bên đều có thể hiểu được. Hộ gia đình nhìn thấy chi phí thực tế của nó và doanh nghiệp coi việc mua hàng mà không tính việc trả nợ là một chi phí khác.