हर चीज़ को हर जगह संग्रहीत किए बिना पर्याप्त वित्तीय साक्ष्य रखें

प्रश्न के साथ साक्ष्यों का मिलान करें

एक बैंक विवरण यह पुष्टि कर सकता है कि 420 ने एक खाता छोड़ दिया है। यह स्थापित नहीं कर सकता कि क्या खरीदा गया था, लागत का मालिक कौन है या भुगतान अनुबंध को पूरा करता है या नहीं।

एक रसीद खरीदारी की व्याख्या कर सकती है। एक अनुबंध दायित्व की व्याख्या कर सकता है। प्रतिपूर्ति अनुमोदन यह स्थापित कर सकता है कि किसी अन्य पक्ष से इसे चुकाने की अपेक्षा क्यों की जाती है।

उन सभी तथ्यों का संक्षिप्त बैंक विवरण से अनुमान न लगाएं। जब उद्देश्य अज्ञात रहता है, तो नकदी की आवाजाही को सटीक रूप से रिकॉर्ड करें और साक्ष्य उपलब्ध होने तक वर्गीकरण को अनसुलझा रखें।

एक सतत संदर्भ प्रणाली का प्रयोग करें

वित्तीय रिकॉर्ड को उसके सहायक साक्ष्य से जोड़ने का एक सरल तरीका चुनें। एक दिनांक, खाता संदर्भ, दस्तावेज़ पहचानकर्ता या सुरक्षित फ़ोल्डर कन्वेंशन पर्याप्त हो सकता है।

उन फ़ाइल नामों से बचें जो मेमोरी पर निर्भर करते हैं, जैसे नवीनतम रसीद या अंतिम फ़ाइनल। जहां किसी दस्तावेज़ को सही किया गया है, संस्करणों को अलग करें और जब यह महत्वपूर्ण हो तो परिवर्तन का कारण बनाए रखें।

सिस्टम को आपकी निजी नामकरण आदतों को पुनर्निर्मित किए बिना किसी अन्य अधिकृत व्यक्ति को साक्ष्य खोजने की अनुमति देनी चाहिए।

संवेदनशील जानकारी को आनुपातिक रखें

लेन-देन नोटों में बैंक पासवर्ड, पुनर्प्राप्ति कोड या अनावश्यक पहचान विवरण न रखें। एक फ़ील्ड जो पाठ को स्वीकार करती है वह स्वचालित रूप से रहस्यों के लिए अभिप्रेत नहीं है।

किसी भी सेवा में दस्तावेज़ संग्रहीत करने से पहले, सत्यापित करें कि क्या अनुलग्नक समर्थित हैं, कौन से एक्सेस नियंत्रण लागू होते हैं और गोपनीयता नोटिस क्या कहता है। यह न मानें कि Financeia केवल अपनी सामान्य रिकॉर्डकीपिंग भूमिका के आधार पर दस्तावेज़-वॉल्ट या अटैचमेंट सुविधा प्रदान करता है। Financeia; Financeia

मूल दस्तावेज़ों के लिए उचित सुरक्षित भंडारण व्यवस्था का उपयोग करें और स्पष्ट उद्देश्य की पूर्ति के लिए नकल को सीमित करें।

वास्तविक दायित्व से प्रतिधारण नियम निर्धारित करें

अधिकार क्षेत्र और परिस्थितियों के आधार पर कर, रोजगार, संपत्ति और कानूनी रिकॉर्ड की अलग-अलग प्रतिधारण आवश्यकताएं हो सकती हैं। ऐसी कोई एक सार्वभौमिक अवधि नहीं है जिसे यह लेख प्रत्येक पाठक पर सुरक्षित रूप से लागू कर सके।

प्रासंगिक आधिकारिक आवश्यकताओं या योग्य सलाह की जाँच करें। उस कानूनी निर्णय को फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के व्यावहारिक कार्य से अलग करें।

समय-समय पर अनावश्यक प्रतियों और पुरानी पहुंच की समीक्षा करें। कार्यक्षेत्र प्रविष्टि को हटाने से पहले से डाउनलोड किए गए या कहीं और साझा किए गए दस्तावेज़ नहीं हटाए जा सकते।

एक अच्छी साक्ष्य प्रणाली शांत होती है। यह आपको किसी प्रश्न का तुरंत उत्तर देने देता है, आवश्यकता पड़ने पर सुधारों का समर्थन करता है और केवल भंडारण उपलब्ध होने के कारण संवेदनशील सामग्री एकत्र करने से बचता है।