त्रुटि ढूंढना अच्छी खबर है. इसका मतलब है कि समीक्षा प्रक्रिया काम कर रही है. अगला निर्णय यह है कि क्या सुधार से रिकॉर्ड स्पष्ट हो जाएगा या केवल संतुलन सही दिखाई देगा।
एक उपयोगी सुधार बताता है कि क्या गलत था, क्या बदला और क्यों। एक अस्पष्टीकृत संतुलन प्रविष्टि आज की विसंगति को दूर कर सकती है जबकि अगले महीने एक कठिन समस्या पैदा कर सकती है।
सबसे पहले त्रुटि के प्रकार को पहचानें
गलत राशि, डुप्लिकेट खरीदारी, गलत मालिक, गलत मुद्रा और गुम लेनदेन अलग-अलग समस्याएं हैं। उन सभी को एक ही सामान्य समायोजन के साथ ठीक नहीं किया जाना चाहिए।
मान लीजिए कि 240 का वास्तविक भुगतान दो बार आयात किया गया था। त्रुटि एक वास्तविक घटना की एक अतिरिक्त प्रति है। आविष्कृत आय की 240 रिकॉर्डिंग करने से कुल नकदी बहाल हो जाएगी, लेकिन इससे खर्च और आय दोनों को बढ़ा-चढ़ाकर बताया जाएगा।
सुधार को समझाने के लिए पर्याप्त जानकारी रखते हुए उचित वर्कफ़्लो के माध्यम से डुप्लिकेट को हटाएं या उलट दें। उद्देश्य एक सटीक घटना है, न कि दो त्रुटियाँ जो संख्यात्मक रूप से रद्द हो जाती हैं।
साक्ष्य से काम करें, वांछित परिणाम से नहीं
सही मात्रा और अर्थ स्थापित करने के लिए विवरण, रसीद, अनुबंध या अन्य प्रासंगिक स्रोत का उपयोग करें। एक बैंक विवरण अपने व्यावसायिक उद्देश्य या स्वामित्व को साबित किए बिना नकदी की आवाजाही की पुष्टि कर सकता है।
जब साक्ष्य अधूरा हो तो अनिश्चितता को चिन्हित करें। किसी अनुमान को केवल इसलिए सटीक श्रेणी में न बदलें क्योंकि रिपोर्ट बंद होनी है।
ओपनिंग-बैलेंस त्रुटि के लिए, सुधार को शुरुआती स्थिति से जुड़े रखें। वर्तमान अवधि की खरीदारी के लिए, वास्तविक लेनदेन तिथि सुरक्षित रखें। हर चीज़ को चालू माह में ले जाने से रुझान विकृत हो सकते हैं।
एक संक्षिप्त स्पष्टीकरण छोड़ें
एक उपयोगी नोट संक्षिप्त हो सकता है. मूल रिकॉर्ड, सुधार तिथि, कारण और प्रयुक्त साक्ष्य की पहचान करें। आयात समस्या के लिए, शामिल फ़ाइल या बैच को रिकॉर्ड करें।
आपको पूरी जांच को याद किए बिना छह महीने बाद परिवर्तन को समझने में सक्षम होना चाहिए। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब घर का कोई अन्य सदस्य या सलाहकार रिकॉर्ड की समीक्षा करता है।
यह न मानें कि प्रत्येक वित्त ऐप समान ऑडिट इतिहास रखता है। संवेदनशील रिकॉर्ड के लिए इस पर भरोसा करने से पहले वर्तमान संपादन, उलटाव और विलोपन व्यवहार को सत्यापित करें।
बदलाव के बाद सामंजस्य बिठाएं
सुधार का प्रभाव खाते की शेष राशि से परे भी हो सकता है। व्यय श्रेणियां, देनदारियां, स्वामित्व योग और किसी भी जुड़े हस्तांतरण की जांच करें। किसी वास्तविक स्थानांतरण के एक पक्ष को दूसरे पक्ष को संबोधित किए बिना हटाने से एक नई विसंगति पैदा हो सकती है।
यदि आपने पहले ही कोई निर्यात साझा किया है, तो संशोधित संस्करण को पिछली फ़ाइल से अलग करें। एक स्पष्ट फ़ाइल नाम और एक संक्षिप्त परिवर्तन नोट अंतिम कहे जाने वाले कई दस्तावेज़ों से बेहतर हैं।
व्यक्तिगत रिकॉर्डकीपिंग सुधार कर रिटर्न, वैधानिक खाते या अन्य औपचारिक फाइलिंग में संशोधन का विकल्प नहीं हैं। उन प्रक्रियाओं के अपने नियम होते हैं और उन्हें योग्य सलाह की आवश्यकता हो सकती है। संगठनात्मक कार्य को कानूनी कार्य से अलग रखें।
सर्वोत्तम सुधार पीछे कम रहस्य छोड़ता है। संख्याएँ मेल खाती हैं, आर्थिक घटना समझ में आती है और परिवर्तन का कारण दिखाई देता है।