एक आयात कुछ अस्वीकृत पंक्तियों की रिपोर्ट करता है, इसलिए आप पूरी फ़ाइल फिर से अपलोड करते हैं। दूसरा प्रयास छूटी हुई पंक्तियों को हल कर सकता है जबकि पहले से सफल पंक्तियों की नकल कर सकता है।
पुनः आयात करने से पहले, स्थापित करें कि पहले प्रयास में वास्तव में क्या बदलाव आया। अपलोड को दोहराना कोई तटस्थ कार्रवाई नहीं है.
स्वीकृत और अस्वीकृत अभिलेखों की गणना करें
मान लीजिए किसी फ़ाइल में 84 पंक्तियाँ हैं। पहला आयात 80 स्वीकार करता है और चार को अस्वीकार करता है। एक सुरक्षित अगला कदम उन चारों की पहचान करने और यह समझने से शुरू होता है कि वे असफल क्यों हुए।
सभी 84 को दोबारा अपलोड करने से डुप्लिकेट बन सकते हैं, जब तक कि वर्तमान उत्पाद के पास पहले से आयातित रिकॉर्ड को पहचानने या बदलने का सत्यापित तरीका न हो। यह मत मानिए कि व्यवहार मौजूद है।
आयात परिणाम और उपयोग किए गए सटीक फ़ाइल संस्करण को बनाए रखें। एक बदली हुई फ़ाइल आवश्यक रूप से लेनदेन के एक अलग सेट का प्रतिनिधित्व नहीं करती है।
ओवरलैपिंग अवधियों की जाँच करें
मासिक विवरण, रोलिंग निर्यात और मैन्युअल रूप से दर्ज की गई गतिविधि ओवरलैप हो सकती है। 3 अगस्त को उत्पन्न जुलाई निर्यात में अगस्त के शुरुआती लेनदेन शामिल हो सकते हैं जो बाद में अगस्त फ़ाइल में दिखाई देंगे।
जहां उपलब्ध हो वहां दिनांक सीमाओं और स्थिर संदर्भों की तुलना करें। व्यापारी, राशि, खाता और पोस्टिंग की तारीख मदद कर सकती है, लेकिन कोई भी एक फ़ील्ड हमेशा पर्याप्त नहीं होती है।
दो वास्तविक खरीदारी एक राशि और तारीख साझा कर सकती हैं। एक लंबित वस्तु और उसका अंतिम निपटान भिन्न हो सकता है। डुप्लिकेट समीक्षा के लिए संदर्भ की आवश्यकता होती है, न कि केवल एक साधारण समानता परीक्षण की।
ऑफसेट का आविष्कार करने के बजाय अतिरिक्त घटना को ठीक करें
यदि 75 का भुगतान दो बार दिखाई देता है, तो 75 नकली आय जोड़ने से कुल नकद राशि बहाल हो जाएगी, जबकि आय और व्यय दोनों को बढ़ा-चढ़ाकर बताया जाएगा।
डुप्लिकेट आर्थिक प्रभाव को हटाने के लिए उचित सुधार या उलटने की प्रक्रिया का उपयोग करें। एक संक्षिप्त विवरण अपने पास रखें, खासकर जब परिवर्तन पिछली अवधि या साझा निर्यात को प्रभावित करता हो।
यह जांचे बिना पूरे बैच को न हटाएं कि क्या इसमें वास्तविक रिकॉर्ड हैं जो कहीं और डुप्लिकेट नहीं किए गए हैं।
मरम्मत के बाद सुलह करें
2,000 की शुरुआती नकदी, 3,000 के प्रवाह और 2,400 के बहिर्वाह वाले एक साधारण खाते के लिए, अपेक्षित समापन शेष 2,600 है।
उस परिणाम की तुलना कथन से करें, फिर महत्वपूर्ण वर्गीकरणों का निरीक्षण करें और जोड़ियों को स्थानांतरित करें। एक मिलान संतुलन आवश्यक है, लेकिन यह साबित नहीं करता है कि स्वामित्व और व्यय श्रेणियां सही हैं।
समर्थित आयात और सुधार वर्कफ़्लो के लिए Financeia के वर्तमान जर्नल मार्गदर्शन से परामर्श लिया जाना चाहिए। अकेले सार्वजनिक विवरण स्वचालित डिडुप्लीकेशन, बैच रोलबैक या किसी विशेष ऑडिट-ट्रेल व्यवहार को स्थापित नहीं करते हैं। Financeia
सर्वोत्तम पुन: आयात प्रक्रिया इस बात का स्पष्ट रिकॉर्ड छोड़ती है कि क्या स्वीकार किया गया, क्या सही किया गया और क्यों। यह एक असफल अपलोड को वित्तीय इतिहास में स्थायी अनिश्चितता बनने से रोकता है।