आपका रेस्तरां भुगतान शुक्रवार को बैंकिंग ऐप में 80 और सोमवार को अंतिम विवरण में 92 दिखाई देता है। पहला आंकड़ा लंबित था. दूसरे में अंतिम राशि शामिल है. दोनों को खरीदारी के रूप में रिकॉर्ड करने से एक भोजन 172 खर्च में बदल जाता है।
लंबित गतिविधि जागरूकता के लिए उपयोगी है, लेकिन यह हमेशा अंतिम निपटान रिकॉर्ड नहीं होता है। एक विश्वसनीय प्रणाली अनंतिम घटना और पूर्ण घटना के बीच संबंध को सुरक्षित रखती है।
समझें कि आपके साक्ष्य वास्तव में क्या दर्शाते हैं
एक लंबित राशि पूर्ण डेबिट के बजाय एक प्राधिकरण का प्रतिनिधित्व कर सकती है। अंतिम राशि, व्यापारी का विवरण या पोस्टिंग की तारीख भिन्न हो सकती है। कुछ प्राधिकरण खरीदारी बने बिना गायब हो जाते हैं।
स्थिति को सूचना के रूप में मानें, न कि दूसरे लेनदेन प्रकार के रूप में जिसे हमेशा बही में जोड़ा जाना चाहिए। रेस्तरां उदाहरण में, अंतिम खरीदारी 92 है। पहले वाला 80 इसके इतिहास का हिस्सा है, कोई अतिरिक्त भोजन नहीं।
जमा या अस्थायी रोक के लिए, स्थापित करें कि क्या पैसा वास्तव में चुकाया गया है और यह किस दायित्व से संबंधित है। यह मत मानिए कि प्रत्येक दृश्यमान रोक अंतिम व्यय है।
मात्रा से अधिक का उपयोग कर मिलान करें
केवल राशियाँ पर्याप्त नहीं हैं. दो वास्तविक खरीदारी का कुल योग समान हो सकता है, जबकि एक लंबित खरीदारी का भुगतान अलग-अलग राशि पर हो सकता है।
व्यापारी, खाते, लेनदेन और पोस्टिंग की तारीखों, संदर्भ जानकारी, मुद्रा और आसपास के संदर्भ की तुलना करें। उपलब्ध होने पर मूल संदर्भ रखें। एक उपयोगी मिलान बताता है कि क्यों दो रिकॉर्ड केवल योग को सुविधाजनक बनाने के बजाय एक ही घटना का प्रतिनिधित्व करते हैं।
अनिश्चित होने पर, आइटम को स्पष्ट रूप से पहचानी गई समीक्षा कतार में छोड़ दें। बिना सबूत के इसे हटाना इसे दो बार गिनने जितना ही हानिकारक हो सकता है।
खर्च को बढ़ा-चढ़ाकर पेश किए बिना नकद योजना सावधानी से रखें
कितनी नकदी का उपयोग करना सुरक्षित है, यह तय करते समय लंबित भुगतान अभी भी मायने रख सकता है। संभावित निपटान के लिए पर्याप्त राशि अलग रखें, लेकिन उस योजना भत्ते को दूसरे पूर्ण व्यय के साथ भ्रमित न करें।
यदि किसी खाते की शेष राशि पहले से ही होल्ड को दर्शाती है, तो अपनी स्वयं की उपलब्ध-नकदी गणना में होल्ड को फिर से घटाने से पहले उस शेष परिभाषा को समझें। बैंक और कार्ड प्रदाता अलग-अलग तरीके से शेष राशि प्रस्तुत कर सकते हैं, इसलिए विशिष्ट खाते के लिए उनके स्पष्टीकरण का उपयोग करें।
लक्ष्य अनिश्चितता को नजरअंदाज करना नहीं है। यह अनिश्चितता को एक बार और स्पष्ट रूप से दिखाना है।
कथन समाप्त होने के बाद सामंजस्य स्थापित करें
अवधि के अंत में, अपने पूर्ण रिकॉर्ड की तुलना आधिकारिक बयान से करें। उन लंबित आइटमों की समीक्षा करें जो असामान्य रूप से लंबे समय से अनसुलझे हैं। गुम हुए निपटान, प्रत्यावर्तन या डुप्लिकेट में सुधार की आवश्यकता हो सकती है।
नया विवरण आयात करते समय, जांचें कि क्या अनंतिम रिकॉर्ड पहले से ही मैन्युअल रूप से दर्ज किए गए थे। यह न मानें कि आयात प्रक्रिया प्रत्येक पिछली प्रविष्टि को स्वचालित रूप से पहचान लेगी। इस पर भरोसा करने से पहले एक छोटे नमूने पर वर्तमान उत्पाद व्यवहार का परीक्षण करें।
एक अच्छी समीक्षा एक साधारण परिणाम छोड़ती है। प्रत्येक पूरी की गई खरीदारी एक बार दिखाई देती है, वास्तविक उलटफेर दिखाई देता है, और अनसुलझी गतिविधि निश्चितता के रूप में छिपी नहीं होती है।