Un téléchargement réussi n’est pas la même chose qu’un historique financier précis. Un fichier peut être accepté s'il contient des périodes en double, des devises incohérentes ou des soldes d'ouverture qui incluent déjà les transactions en cours d'importation.
Préparez un petit échantillon explicable avant de tenter une migration à grande échelle.
Conserver une copie source intacte
Conservez les relevés originaux ou les exportations dans un endroit sécurisé. Travaillez sur une copie de préparation distincte afin de pouvoir revenir aux preuves si une transformation introduit une erreur.
Enregistrez le compte, la devise et la plage de dates couverts par chaque fichier. Un dossier rempli d’exportations portant des noms similaires est difficile à concilier une fois que les périodes commencent à se chevaucher.
Utilisez le modèle d'importation actuel et les instructions pour le produit réel. Le journal public de Financeia fournit des ressources d'importation, mais le format pris en charge et les champs obligatoires doivent être vérifiés dans la version actuelle plutôt que supposés. Financeia
Définir d'abord la limite d'ouverture
Si le solde d'ouverture est mesuré au 30 juin, l'activité importée devrait normalement commencer après cette date limite selon la méthode de paramétrage choisie. Y compris les transactions de juin déjà reflétées dans le solde d'ouverture, on peut les compter deux fois.
Définissez si les éléments en attente sont inclus et comment les passifs de carte, les prêts et les transferts sont représentés. Il s’agit de décisions structurelles et non de problèmes à reporter jusqu’au chargement du fichier.
Une date de début claire facilite grandement la réconciliation ultérieure.
Normaliser sans détruire le sens
Vérifiez les dates, les décimales, les signes, les noms de comptes et les codes de devises. Conservez les descriptions et les références originales là où le format pris en charge le permet.
Ne convertissez pas chaque transaction dans la devise de reporting avant l'importation, à moins que le flux de travail documenté actuel n'exige spécifiquement ce traitement et préserve les faits sources. Les montants originaux sont essentiels au rapprochement.
Séparez les revenus, la consommation, les transferts et les mouvements de propriétaires sur la base de preuves. Un débit bancaire n’est pas automatiquement une dépense.
Testez une courte période
Choisissez un échantillon contenant des achats ordinaires, un virement, un remboursement et tout autre type d'événement important. Calculez indépendamment le solde de clôture attendu.
Après l'importation, comparez le nombre d'enregistrements, les montants, les soldes de comptes et les classifications. Vérifiez comment le produit gère les lignes rejetées, les modifications et les réimportations. Ne présumez pas qu’il existe une prévention automatique des doublons ou une restauration.
Ne développez que lorsque l'échantillon peut être expliqué du début à la fin. Si une correction est nécessaire, documentez-la avant de charger davantage d'historique.
Réconcilier la migration terminée
Une migration terminée doit avoir un inventaire des fichiers sources, une limite de date claire, une liste d'exceptions et des vérifications au niveau du compte. Enregistrez honnêtement toutes les périodes ou estimations manquantes.
L’objectif n’est pas d’importer le plus gros volume possible. Il s'agit de créer un historique qui prend en charge des décisions fiables sans vous obliger à reconstruire la migration à chaque fois qu'un solde semble erroné.