Le dépôt d'un locataire augmente le solde d'un compte, mais il ne s'agit pas automatiquement de l'argent que le propriétaire a gagné. Selon l'accord et la législation locale, il peut comporter une obligation correspondante, nécessiter une protection ou devoir être détenu séparément.
Le dossier devrait refléter cette incertitude et cette responsabilité plutôt que de traiter chaque paiement entrant comme un loyer.
Lire l'accord et les exigences locales
Déterminez ce que représente le paiement, qui a le droit de le détenir, quand il peut être utilisé et comment il doit être restitué ou comptabilisé. Les règles de dépôt varient selon la juridiction et le type de location.
Ne présumez pas qu’une application de finances personnelles satisfait à un système de protection des dépôts, à une exigence de compte en fiducie ou à une obligation de notification légale. Ces obligations doivent être vérifiées au moyen des règles officielles pertinentes et de conseils locaux qualifiés.
Cet article traite de l'organisation financière et non de la légalité d'un accord de dépôt particulier.
Enregistrez l'obligation à côté de l'argent liquide
Dans un exemple simplifié, un propriétaire reçoit une caution remboursable de 1 500 et a une obligation correspondante de 1 500. Les liquidités augmentent de 1 500, mais la position nette n'augmente pas simplement parce que le dépôt est arrivé.
Appeler le reçu des revenus de location surévaluerait les revenus de la propriété. Considérer les liquidités comme étant disponibles gratuitement pourrait également créer une pénurie au moment du remboursement.
Le dossier réel doit suivre l’arrangement documenté, y compris toute détention par un tiers requise ou structure de compte séparée.
Gardez les déductions séparées des hypothèses
Une déduction proposée pour dommages ne constitue pas automatiquement un montant gagné. L'accord, les preuves et le processus applicable déterminent ce qui peut être conservé et quand.
Conservez la traçabilité du dépôt initial, de toute déduction convenue ou déterminée, du motif, des pièces justificatives et du montant restitué. Ne réduisez pas tranquillement l’obligation parce que le propriétaire s’attend à ce qu’un différend se règle en sa faveur.
Lorsque la situation n’est pas résolue, étiquetez-la comme telle. Un bilan précis ne doit pas cacher un désaccord juridique.
Réconcilier à la fin de la location
Comparez le montant initialement détenu, les ajustements légaux, le remboursement réel et tout solde encore impayé. Faites correspondre chaque mouvement de trésorerie au compte concerné.
Un remboursement de dépôt ne constitue pas une nouvelle dépense d’exploitation immobilière s’il s’agit simplement du règlement d’une obligation existante. De même, déplacer l’argent d’un dépôt entre comptes ne constitue pas un loyer.
Le positionnement public de Financeia autour de la propriété et de la signification des transactions est pertinent pour garder ces distinctions visibles. Sa description publique du produit ne prévoit pas de service de garde, de protection ou de règlement des litiges. Financeia
Le résultat important est un enregistrement qui rend visible l'obligation liée au locataire tout au long de la location, et pas seulement lorsque l'argent doit être restitué.