Bir hata bulmak iyi bir haber. Bu, inceleme sürecinin çalıştığı anlamına gelir. Bir sonraki karar, düzeltmenin kayıtları daha net hale mi getireceği yoksa sadece dengenin doğru görünmesini mi sağlayacağıdır.
Yararlı bir düzeltme neyin yanlış olduğunu, neyin değiştiğini ve nedenini açıklar. Açıklanamayan bir dengeleme girişi, bugünkü tutarsızlığı ortadan kaldırırken gelecek ay daha zor bir sorun yaratabilir.
Önce hatanın türünü belirleyin
Yanlış tutar, mükerrer satın alma, yanlış sahip, yanlış para birimi ve eksik işlem farklı sorunlardır. Hepsi aynı genel ayarlamayla düzeltilmemelidir.
240 tutarında gerçek bir ödemenin iki kez aktarıldığını varsayalım. Hata, gerçek bir olayın fazladan bir kopyasıdır. 240 icat edilen gelirin kaydedilmesi nakit toplamını eski haline getirir, ancak hem harcamaların hem de gelirin olduğundan fazla gösterilmesine neden olur.
Düzeltmeyi açıklamak için yeterli bilgiyi saklarken uygun iş akışı yoluyla kopyayı kaldırın veya tersine çevirin. Amaç, sayısal olarak birbirini götüren iki hata değil, tek bir doğru olaydır.
İstenilen sonuca değil, kanıta dayalı çalışın
Doğru miktarı ve anlamı belirlemek için beyanı, makbuzu, sözleşmeyi veya diğer ilgili kaynağı kullanın. Bir banka ekstresi, iş amacını veya mülkiyetini kanıtlamadan bir nakit hareketini doğrulayabilir.
Kanıt eksik olduğunda belirsizliği işaretleyin. Raporun kapatılması gerekiyor diye bir tahmini kesin bir kategoriye dönüştürmeyin.
Açılış dengesi hatası için düzeltmeyi başlangıç konumuna bağlı tutun. Cari dönem satın alma işlemleri için fiili işlem tarihini koruyun. Her şeyin içinde bulunulan aya taşınması trendleri bozabilir.
Kısa bir açıklama bırakın
Yararlı bir not kısa olabilir. Orijinal kaydı, düzeltme tarihini, nedenini ve kullanılan kanıtları tanımlayın. İçe aktarma sorunu için ilgili dosyayı veya toplu işlemi kaydedin.
Altı ay sonra, soruşturmanın tamamını hatırlamadan değişikliği anlayabilmelisiniz. Bu, özellikle hanedeki başka bir üyenin veya danışmanın kayıtları incelediği durumlarda önemlidir.
Her finans uygulamasının aynı denetim geçmişini koruduğunu varsaymayın. Hassas kayıtlar için güvenmeden önce mevcut düzenleme, geri alma ve silme davranışını doğrulayın.
Değişiklikten sonra uzlaşın
Bir düzeltmenin hesap bakiyesinin ötesinde etkileri olabilir. Harcama kategorilerini, yükümlülükleri, sahiplik toplamlarını ve bağlantılı transferleri kontrol edin. Gerçek bir transferin bir tarafını ele almadan diğer tarafını kaldırmak yeni bir tutarsızlık yaratabilir.
Zaten bir dışa aktarma paylaştıysanız düzeltilmiş sürümü önceki dosyadan ayırın. Net bir dosya adı ve kısa bir değişiklik notu, tamamı final olarak adlandırılan birçok belgeden daha iyidir.
Kişisel kayıt düzeltmeleri, vergi beyannamesinde, yasal hesapta veya diğer resmi dosyalarda değişiklik yapılmasının yerine geçmez. Bu süreçlerin kendi kuralları vardır ve nitelikli tavsiye gerektirebilir. Organizasyonel görevi yasal olandan ayrı tutun.
En iyi düzeltme, geride daha az gizem bırakır. Rakamlar örtüşüyor, ekonomik olay anlaşılır kalıyor ve değişimin nedeni görülüyor.