Eine Quittung kann mehr als einen finanziellen Verwendungszweck enthalten. Mit einer Privatkarte können Haushaltsgegenstände und ein genehmigter Geschäftskauf zusammen bezahlt werden. Wenn man die gesamte Belastung als persönliche Ausgabe behandelt, geht die geschäftliche Komponente verloren. Wenn man das alles als Geschäftsausgaben betrachtet, entsteht das gegenteilige Problem.
Die Zahlungsart bestimmt nicht den Verwendungszweck jedes Artikels.
Teilen Sie die Beweise auf, bevor Sie sie kategorisieren
Angenommen, eine Quittung beläuft sich auf 300. Davon sind 80 private Einkäufe und 220 ein dokumentierter, genehmigter Geschäftskauf.
Das Privatkonto hat 300 in bar bezahlt, aber der letztendliche persönliche Verbrauch des Haushalts beträgt nicht unbedingt 300. Der geschäftsbezogene Teil erfordert eine klare Aufzeichnung seines Zwecks und etwaiger Rückerstattungs- oder Eigentümerfinanzierungsvereinbarungen.
Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Artikel nur deshalb abzugsfähig ist, weil er für die Arbeit gekauft wurde. Die formelle steuerliche Behandlung richtet sich nach den geltenden Regeln und Nachweisen.
Halten Sie die Erstattung vom Gehalt getrennt
Wenn das Unternehmen die 220 zurückzahlt, erhält das Privatkonto Bargeld, mit dem der dokumentierte fällige Betrag beglichen wird. Es als Gehalt zu bezeichnen, würde das wiederkehrende Einkommen in die Höhe treiben.
Das Unternehmen sollte den ursprünglichen Kauf und die Rückerstattung nicht als zwei separate Kosten betrachten. Die Erstattung ist Teil der Abrechnung der Finanzierung des Kaufs.
Bewahren Sie die Quittung, gegebenenfalls die Genehmigung, das Zahlungsdatum, das Rückzahlungsdatum und alle noch offenen Beträge auf.
Unterscheiden Sie einen Mitarbeiteranspruch von einer Eigentümerfinanzierung
Eine Mitarbeiterspesenabrechnung, ein Eigentümerbeitrag und ein Darlehen an ein Unternehmen können unterschiedliche Vereinbarungen beinhalten. Verwenden Sie nicht dieselbe Kategorie, nur weil Geld zwischen Privat- und Geschäftskonten verschoben wird.
Legen Sie anhand der Vereinbarung und entsprechender Beratung die beabsichtigte Behandlung fest. Die Finanzunterlagen sollten diese Entscheidung widerspiegeln und nicht nachträglich erfolgen.
Wenn eine andere Person einen Teil des Unternehmens besitzt, macht der Zugriff auf die Konten nicht jede Zahlung zu einer persönlichen Überweisung.
Prüfen Sie Teilrückzahlungen sorgfältig
Wenn im Beispiel nur 200 zurückgezahlt werden, ermitteln Sie, warum 20 ausstehend bleibt. Es kann abgelehnt werden, anhängig sein oder im Rahmen der Vereinbarung anders behandelt werden. Qualifizieren Sie die Differenz nicht stillschweigend als Honorar oder einen anderen persönlichen Kauf ohne Beweise.
Gleichen Sie am Monatsende die Bankbewegung, die Belegzuordnung und den ausstehenden Saldo ab. Eine korrekte Bargeldsumme kann immer noch eine falsche Eigentums- oder Ausgabenklassifizierung verbergen.
In den Beschreibungen öffentlicher Einrichtungen von Financeia liegt der Schwerpunkt auf unternehmenseigenen Konten und Eigentümerwechseln. Das ist für dieses Aufzeichnungsproblem relevant, aber das Produkt bestimmt nicht die Abzugsfähigkeit, die Ansprüche des Arbeitnehmers oder die rechtliche Natur der Finanzierung. Financeia
Eine klare Mischbelegaufzeichnung macht beide Seiten nachvollziehbar. Der Haushalt sieht die tatsächlichen Kosten, und das Unternehmen sieht den Kauf, ohne die Rückzahlung als weitere Ausgabe zu zählen.