Una ricevuta può contenere più di uno scopo finanziario. Una carta personale potrebbe pagare insieme articoli per la casa e un acquisto aziendale approvato. Trattare l'intero debito come spesa personale perde la componente aziendale. Trattare tutto come spesa aziendale crea il problema opposto.
Il metodo di pagamento non determina lo scopo di ogni articolo.
Dividere le prove prima di classificarle
Supponiamo che il totale di una ricevuta sia 300. Di questi, 80 è personale e 220 è un acquisto aziendale documentato e approvato.
Il conto personale ha pagato 300 in termini di contanti, ma l'eventuale consumo personale della famiglia non è necessariamente 300. La parte relativa all'azienda necessita di una chiara registrazione del suo scopo e di eventuali rimborsi o accordi di finanziamento del proprietario.
Non dare per scontato che un articolo sia deducibile semplicemente perché è stato acquistato per lavoro. Il trattamento fiscale formale dipende dalle norme e dalle prove applicabili.
Mantenere il rimborso separato dallo stipendio
Se l'azienda rimborsa i 220, il conto personale riceve contanti che saldano l'importo documentato dovuto. Chiamarlo stipendio gonfierebbe il reddito ricorrente.
L'azienda non dovrebbe considerare l'acquisto originale e il rimborso come due costi separati. Il rimborso fa parte della definizione delle modalità di finanziamento dell'acquisto.
Conserva la ricevuta, l'eventuale approvazione, la data del pagamento, la data del rimborso e qualsiasi importo ancora non risolto.
Distinguere una pretesa del dipendente dal finanziamento del proprietario
Una nota spese di un dipendente, un contributo del proprietario e un prestito a un'impresa possono comportare accordi diversi. Non utilizzare la stessa categoria semplicemente perché il denaro viene spostato tra conti personali e conti aziendali.
Stabilire il trattamento previsto utilizzando l'accordo e la consulenza appropriata. La documentazione finanziaria dovrebbe riflettere tale decisione, non crearla dopo il fatto.
Se un'altra persona possiede una parte dell'azienda, l'accesso ai suoi conti non trasforma ogni pagamento in un trasferimento personale.
Esaminare attentamente i rimborsi parziali
Se nell'esempio vengono rimborsati solo 200, identificare il motivo per cui 20 rimangono in sospeso. Può essere rifiutato, pendente o trattato diversamente in base all'accordo. Non classificare silenziosamente la differenza come una commissione o un altro acquisto personale senza prove.
A fine mese, riconcilia il movimento bancario, l'allocazione delle ricevute e il saldo dovuto. Un totale di cassa corretto può comunque nascondere una proprietà errata o una classificazione delle spese.
Le descrizioni degli enti pubblici di Financeia enfatizzano i conti di proprietà dell'azienda e i movimenti dei proprietari. Ciò è rilevante per questo problema di tenuta dei registri, ma il prodotto non determina la deducibilità, i diritti dei dipendenti o la natura legale del finanziamento. Financeia
Una chiara documentazione di ricevute miste rende comprensibili entrambe le parti. La famiglia vede il suo costo reale e l'impresa vede l'acquisto senza contare il rimborso come un'altra spesa.