Ein erfolgreicher Upload ist nicht dasselbe wie eine genaue Finanzhistorie. Eine Datei kann akzeptiert werden, obwohl sie doppelte Perioden, inkonsistente Währungen oder Eröffnungssalden enthält, die bereits die zu importierenden Transaktionen enthalten.
Bereiten Sie ein kleines, erklärbares Beispiel vor, bevor Sie eine große Migration versuchen.
Behalten Sie eine unberührte Quellkopie
Bewahren Sie die Originalauszüge oder Exporte an einem sicheren Ort auf. Arbeiten Sie an einer separaten Vorbereitungskopie, damit Sie zu den Beweisen zurückkehren können, wenn bei einer Transformation ein Fehler auftritt.
Erfassen Sie, welches Konto, welche Währung und welchen Datumsbereich jede Datei abdeckt. Ein Ordner voller Exporte mit ähnlichen Namen lässt sich nur schwer abgleichen, sobald sich Zeiträume zu überschneiden beginnen.
Verwenden Sie die aktuelle Importvorlage und Anleitung für das tatsächliche Produkt. Das öffentliche Journal von Financeia bietet Importressourcen, aber das unterstützte Format und die erforderlichen Felder sollten in der aktuellen Version überprüft und nicht angenommen werden. Financeia
Legen Sie zuerst die Öffnungsgrenze fest
Wenn der Eröffnungssaldo am 30 gemessen wird, sollte die importierte Aktivität gemäß der gewählten Einrichtungsmethode normalerweise nach diesem Stichtag beginnen. Einschließlich der bereits in der Eröffnungsbilanz berücksichtigten Juni-Transaktionen können diese doppelt gezählt werden.
Legen Sie fest, ob ausstehende Posten einbezogen werden und wie Kartenverbindlichkeiten, Kredite und Überweisungen dargestellt werden. Hierbei handelt es sich um strukturelle Entscheidungen und nicht um Probleme, die erst nach dem Laden der Datei verschoben werden müssen.
Ein sauberes Startdatum erleichtert die spätere Abstimmung erheblich.
Normalisieren, ohne die Bedeutung zu zerstören
Überprüfen Sie Datumsangaben, Dezimalzeichen, Zeichen, Kontonamen und Währungscodes. Bewahren Sie Originalbeschreibungen und Referenzen auf, sofern das unterstützte Format dies zulässt.
Konvertieren Sie nicht jede Transaktion vor dem Import in die Berichtswährung, es sei denn, der aktuell dokumentierte Arbeitsablauf erfordert diese Behandlung ausdrücklich und bewahrt die Quellfakten. Für den Abgleich sind Originalbeträge zwingend erforderlich.
Trennen Sie Einkommen, Verbrauch, Transfers und Eigentümerbewegungen nachweislich. Eine Bankabbuchung ist nicht automatisch eine Ausgabe.
Testen Sie einen kurzen Zeitraum
Wählen Sie ein Beispiel aus, das normale Einkäufe, eine Überweisung, eine Rückerstattung und alle anderen wichtigen Ereignistypen enthält. Berechnen Sie den erwarteten Schlusssaldo unabhängig.
Vergleichen Sie nach dem Import die Anzahl der Datensätze, Beträge, Kontostände und Klassifizierungen. Überprüfen Sie, wie das Produkt abgelehnte Zeilen, Bearbeitungen und Reimporte verarbeitet. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine automatische Duplikatverhinderung oder ein automatisches Rollback vorhanden ist.
Erweitern Sie es erst, wenn das Beispiel von Anfang bis Ende erklärt werden kann. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, dokumentieren Sie diese, bevor Sie den weiteren Verlauf laden.
Gleichen Sie die abgeschlossene Migration ab
Eine abgeschlossene Migration sollte über eine Bestandsaufnahme der Quelldateien, eine klare Datumsgrenze, eine Ausnahmeliste und Prüfungen auf Kontoebene verfügen. Notieren Sie alle fehlenden Zeiträume oder Schätzungen ehrlich.
Das Ziel besteht nicht darin, ein möglichst großes Volumen zu importieren. Es geht darum, einen Verlauf zu erstellen, der verlässliche Entscheidungen unterstützt, ohne dass Sie die Migration jedes Mal neu erstellen müssen, wenn ein Saldo falsch aussieht.