Um recibo pode conter mais de uma finalidade financeira. Um cartão pessoal pode pagar juntos por utensílios domésticos e uma compra comercial aprovada. Tratar todo o débito como gasto pessoal perde o componente comercial. Tratar tudo isso como despesa empresarial cria o problema oposto.
A forma de pagamento não determina a finalidade de cada item.
Divida as evidências antes de categorizar
Suponha que um recibo totalize 300. Desse total, 80 são pessoais e 220 são compras comerciais documentadas e aprovadas.
A conta pessoal pagou 300 em dinheiro, mas o eventual consumo pessoal do agregado familiar não é necessariamente 300. A parte relacionada com negócios necessita de um registo claro da sua finalidade e de qualquer acordo de reembolso ou financiamento do proprietário.
Não presuma que um item é dedutível simplesmente porque foi comprado para trabalhar. O tratamento fiscal formal depende das regras e evidências aplicáveis.
Mantenha o reembolso separado do salário
Se a empresa reembolsar 220, a conta pessoal receberá dinheiro que liquidará o valor devido documentado. Chamar isso de salário inflacionaria a renda recorrente.
A empresa não deve contabilizar a compra original e o reembolso como dois custos separados. O reembolso faz parte do acerto de como a compra foi financiada.
Guarde o recibo, aprovação quando relevante, data de pagamento, data de reembolso e qualquer valor ainda não resolvido.
Distinguir uma reivindicação de funcionário de financiamento do proprietário
Um pedido de reembolso de despesas de funcionários, uma contribuição do proprietário e um empréstimo a uma empresa podem envolver acordos diferentes. Não use a mesma categoria apenas porque o dinheiro foi movimentado entre contas pessoais e empresariais.
Estabeleça o tratamento pretendido usando o acordo e aconselhamento apropriado. O registo financeiro deve reflectir essa decisão e não criá-la após o facto.
Quando outra pessoa possui parte da empresa, o acesso às suas contas não transforma cada pagamento numa transferência pessoal.
Revise os reembolsos parciais com cuidado
Se apenas 200 for reembolsado no exemplo, identifique por que 20 permanece pendente. Pode ser rejeitado, pendente ou tratado de forma diferente no âmbito do acordo. Não classifique silenciosamente a diferença como uma taxa ou outra compra pessoal sem provas.
No final do mês, reconcilie a movimentação bancária, a alocação de recebimentos e o saldo devedor. Um total de caixa correto ainda pode ocultar uma classificação incorreta de propriedade ou despesa.
As descrições das entidades públicas da Financeia enfatizam as contas de propriedade da empresa e os movimentos dos proprietários. Isto é relevante para este problema de manutenção de registos, mas o produto não determina a dedutibilidade, os direitos dos empregados ou a natureza jurídica do financiamento. Financeia
Um registro claro de recepção mista torna ambos os lados compreensíveis. A família vê o seu custo real e a empresa vê a compra sem contabilizar o reembolso como outra despesa.