Pembayaran restoran Anda muncul sebagai 80 di aplikasi perbankan pada hari Jumat dan 92 pada laporan akhir pada hari Senin. Angka pertama masih menunggu keputusan. Yang kedua mencakup jumlah akhir. Mencatat keduanya sebagai pembelian akan mengubah satu kali makan menjadi 172 pembelanjaan.
Aktivitas yang tertunda berguna untuk kesadaran, namun tidak selalu merupakan catatan penyelesaian akhir. Sistem yang andal menjaga hubungan antara peristiwa sementara dan peristiwa yang telah selesai.
Pahami apa yang sebenarnya ditunjukkan oleh bukti Anda
Jumlah yang tertunda mungkin mewakili otorisasi dan bukan debit yang telah selesai. Jumlah akhir, deskripsi pedagang, atau tanggal posting dapat berbeda. Beberapa otorisasi hilang tanpa menjadi pembelian.
Perlakukan status sebagai informasi, bukan jenis transaksi kedua yang harus selalu ditambahkan ke buku besar. Pada contoh restoran, pembelian akhirnya adalah 92. 80 sebelumnya adalah bagian dari sejarahnya, bukan makanan tambahan.
Untuk titipan atau penangguhan sementara, tentukan apakah uang tersebut benar-benar telah dilunasi dan apa kewajibannya. Jangan berasumsi bahwa setiap penangguhan yang terlihat merupakan pengeluaran akhir.
Cocokkan menggunakan lebih dari jumlah
Jumlah saja tidak cukup. Dua pembelian asli dapat memiliki jumlah total yang sama, sementara satu pembelian yang tertunda dapat menerima jumlah yang berbeda.
Bandingkan pedagang, akun, tanggal transaksi dan posting, informasi referensi, mata uang, dan konteks sekitarnya. Simpan referensi asli bila tersedia. Pencocokan yang berguna menjelaskan mengapa dua catatan mewakili peristiwa yang sama dan bukan sekadar membuat totalnya sesuai.
Jika tidak yakin, tinggalkan item dalam antrean peninjauan yang teridentifikasi dengan jelas. Menghapusnya tanpa bukti sama berbahayanya dengan menghitungnya dua kali.
Pertahankan perencanaan kas dengan hati-hati tanpa melebih-lebihkan pengeluaran
Pembayaran yang tertunda masih menjadi masalah ketika memutuskan berapa banyak uang tunai yang aman untuk digunakan. Sisihkan cukup uang untuk kemungkinan pelunasan, namun jangan bingung antara tunjangan perencanaan tersebut dengan biaya penyelesaian kedua.
Jika saldo akun sudah mencerminkan penangguhan, pahami definisi saldo tersebut sebelum mengurangi penangguhan lagi dalam perhitungan kas tersedia Anda. Bank dan penyedia kartu mungkin menyajikan saldo secara berbeda, jadi gunakan penjelasan mereka untuk rekening tertentu.
Tujuannya bukan untuk mengabaikan ketidakpastian. Ini untuk menunjukkan ketidakpastian sekali dan dengan jelas.
Rekonsiliasi setelah pernyataan ditutup
Di akhir periode, bandingkan catatan lengkap Anda dengan pernyataan resmi. Tinjau item tertunda yang masih belum terselesaikan dalam waktu yang sangat lama. Penyelesaian yang hilang, pembalikan, atau duplikat mungkin memerlukan koreksi.
Saat mengimpor pernyataan baru, periksa apakah catatan sementara sudah dimasukkan secara manual. Jangan berasumsi proses impor akan mengenali setiap entri sebelumnya secara otomatis. Uji perilaku produk saat ini pada sampel kecil sebelum mengandalkannya.
Ulasan yang bagus memberikan hasil yang sederhana. Setiap pembelian yang diselesaikan muncul satu kali, pembalikan asli tetap terlihat, dan aktivitas yang belum terselesaikan tidak disamarkan sebagai kepastian.